fbpx

Egy hibrid munkavégzés kialakítása, főleg egy nagyvállalat esetében okozhat némi fejtörést. Minél több alkalmazottról van szó, annál nagyobb kihívást jelent azoknak a feltételeknek a megteremtése, ami lehetővé teszi a gördülékeny munkavégzést és a hatékony kommunikációt.

A koronavírus járvány időszakában egy rövid időre sok vállalkozás megtapasztalhatta, hogy milyen, amikor távmunkában vagy hibrid formában működnek. Ez egyfajta próbaidőszakként is felfogható, hiszen mind a vezetők, a HR-esek és mind az alkalmazottak letesztelhették saját magukat, hogy miként állják meg a helyüket egy új munkarendben, illetve annak irányításában.

Vitathatatlan, hogy többen is rákaptak a home office ízére, amit legalább részben szeretnének megtartani. Ez sok esetben abszolút kivitelezhető, hiszen fel kell ismerni, hogy vannak olyan irodai/szellemi munkák, amik otthonról is elvégezhetők. Viszont azt is figyelembe kell venni, hogy a dolgozóknak fontos a kollégákkal való formális és informális beszélgetések, a közös ebédek vagy kávézások. Egy olyan hibrid munkavégzés, amelyben például 3 napot az irodában és 2 napot otthonról dolgoznak a munkavállalók, mindezt teljes mértékben kielégíti.

A hibrid munkakultúra megvalósításához természetesen szükség van a szellemi és fizikai feltételek kialakítására. Az egyik vagy a másik nélkül a hibrid munkavégzés ugyanis nem fog működni, legalábbis hosszú távon.

Először is le kell fektetni az alapokat!

Itt is, ahogy bármilyen új dolog esetében, amit a kultúránk részévé szeretnénk tenni, elsősorban a vezetőség és a HR szakemberek elköteleződése szükséges. Ehhez azonban meg kell határozni, hogy a cégnek mit jelent a hibrid kifejezés. A fele csapat csak otthonról dolgozik a másik fele pedig az irodából?  agy esetleg A héten egyik csapat van home office-ban, B héten meg a másik, majd cserélnek? Netán mindenki választhat, hogy egy héten hány napot szeretne az irodában és hányat otthonról dolgozni?

Sok variáció lehetséges, ami mellett többek között arra is választ kell adni, hogy a hibrid munkavégzés során:

  •  Milyen keretek között dolgozhatnak a munkavállalók és a vezetők?
  • Hogyan oldjuk meg a formális és informális kommunikációt?
  • Hogyan tartsunk megbeszéléseket?
  • Hogyan tartsuk fenn a dolgozók motivációját?
  • A vezetők hogyan irányíthatják közvetlen csapataikat?
  • Hogyan legyen a döntéshozatal mindenki szempontjából egyensúlyban?

Ha ezeket és további hasonló kérdéseket teljes részleteséggel megválaszoljuk, azzal megalapozhatjuk a hibrid munkavégzés működésének szabályait.

Adjunk hangot a munkavállalóknak is!

Jó ötlet lehet bevonni az alkalmazottakat, kikérni a véleményüket, hogy nekik milyen meglátásaik, ötleteik vannak. Már csak azért is, mert az átállás csak akkor lesz sikeres, ha az embereket helyezzük a középpontba. Fontos, hogy ne csak feltételezzük, hogy a dolgozóinknak milyen igényei lennének, hanem mérjük fel pontosan, hogy hogyan akarnak dolgozni. Tegyünk fel olyan kérdéseket, mint:

  • Milyen termelékenységgel tudnak otthonról dolgozni?
  • Hogyan élik meg az otthoni munkavégzést? Szeretik, esetleg frusztrálja őket?
  • Hetente hány napot szeretnének otthonról dolgozni?
  • Mennyi ideig tart az otthonról az irodába érni és vissza?
  • Mennyire szeretnének az irodában dolgozni?

Fordítsunk figyelmet a befogadásra!

A hibrid munkakultúra megteremtése során fontos, hogy gondoljunk az esetlegesen felmerülő inkluzivitási problémákra. Ugyanis egyesekben ellenszenvet válthat ki, hogy valakik otthonról dolgoznak és kimaradnak mindenből, míg mások az irodában és így minden jelentősebb dologban részt vehetnek. Ezért lényeges egy olyan befogadó környezetet kialakítani, amelyben mindenki egyenlően van kezelve. Függetlenül attól, hogy honnan dolgozik. Vagyis gondoskodjunk arról, hogy:

  • a dolgozók tudják, hogy munkájuk ugyanolyan értékes a vállalat számára
  • az információk mindenki számára könnyen hozzáférhetőek legyenek
  • az értekezleteken mindenkinek legyen lehetősége részt venni
  • biztosítsuk a gördülékeny és folyamatos kommunikációt a home office-ban dolgozóknak, hogy állandóan jelen legyenek a vállalat életében.

Biztosítsuk a megfelelő technikai eszközöket!

Egy hibrid munkarend alapvető feltétele azoknak a hardvereknek és szoftvereknek a biztosítása, amelyek támogatják ezt a fajta munkavégzést.

Nélkülözhetetlenek az olyan eszközök, mint például a laptop, esetleg egy különálló monitor, egy belső levelezési rendszer, CRM rendszerek, kommunikációs és videós szoftverek, felhő alapú tárhely, beosztástervező vagy képzési rendszerek. Ezek már olyan alapfelszerelésnek számítanak, amiknek nagy hatása van a termelékenységre és az időgazdálkodásra.

Szükség van minden olyan technológiai megoldásra, amely teljes egészében lehetővé teszi a csapatmunkát, segíti a munkavállalók összekapcsolását és ösztönzi az együttműködést. Valamint az ügyfélkapcsolat és kezelés létrejöttét, bárhonnan is dolgozzanak az alkalmazottak.

Az irodákat és tárgyalóhelyiségeket alakítsuk ki optimálisan!

Mivel a munkavállalók egy része nem fog a munkahelyen tartózkodni, így valószínűleg kevesebb íróasztalra, kisebb irodákra lesz szükség. Vagy épp ellenkezőleg, a kevesebb felszerelés, berendezés miatt tágasabbá tehetjük az irodát, növelni tudjuk az alkalmazottak privát dolgozói terét.

Alakíthatunk kisebb tárgyalóhelyiségeket és szereljük fel a szükséges eszközökkel, amelyekkel a közös megbeszéléseket vagy reggeli meetingeket a home office-ban dolgozókkal együtt gond nélkül le tudjuk folytatni. Biztosítsuk számukra, hogy gond nélkül integrálódni tudjanak a beszélgetésbe, rálátásuk legyen minden ott lévő kollégájukra, illetve az esetleges prezentációkra, amik egy értekezlet során zajlanak. Az is fontos, hogy a tárgyalóban lévő munkatársak is jól láthassák az online térben lévőket. Erre jó megoldás lehet egy központilag elhelyezett kivetítő, amelyen mindenki tisztán látható.

Szervezzük meg a munkafolyamatokat és kommunikációt!

Amint egy dolgozó home office-ba kerül, az egyik legfontosabb, hogy meghatározzuk a munkafolyamatokat, a munkaidőt és a kommunikáció módját. Ha ezek nincsenek szabályozva, akkor könnyen káosz alakulhat ki, ami az akadálytalan munkavégzéshez, a produktivitás rovására mehet.

Tipikus vagy rugalmas munkaidőben dolgozhat az alkalmazott? Milyen platformon tud kommunikálni az irodában dolgozókkal és a vezetőkkel munkavégzés során? Hogyan lesz kivitelezhető egy közös projekten való együttműködés a kollégákkal? Hogyan történjen az ellenőrzés?

Ezeken kívül is még számos kérdés felmerül és fel is fog menet közben. De ha tudjuk azt, hogy kinek milyen feladatai vannak, ezek milyen eszközöket és kommunikációt igényelnek, akkor a fenti kérdésekre meg tudjuk adni a válaszokat. A hibrid munkavégzés pedig a teljes csapatban összehangolhatóvá válik.

Egy hibrid munkahelyet kizárólag innovatív és rugalmas szemléletmóddal lehet létrehozni. Hiszen ez lehetőséget ad a munkavállalóknak, hogy eldöntsék, hogyan szeretnének dolgozni. Hogy valóban sikeresen működjön, alaposan meg kell tervezni. Ehhez a hibrid munkavégzés iránti elköteleződés, a kulturális alapok meghatározása, a különböző helyiségek kialakítása, a helyszíni és távoli alkalmazottakat is egyaránt támogató technológia biztosítása mind-mind kulcsfontosságú tényező.

A hibrid munkavégzés megoldás lehet egy átmeneti problémára (lásd korornavírus járvány), azonban hosszú távon arról szól, hogy a cég megtalálja a munka, a biztonság, a magánélet, a kommunikáció és a mentális egészség egyensúlyának a megteremtését.

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella

Forrás

Ajándék munkaügyi szakértő

HR-esek Fóruma regisztrációhoz

A HR-esek Fórumán kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a koronavírus idején segítsük az emberi erőforrás területén dolgozó szakemberek munkáját. A HR-esek Fóruma ingyenesen használható és szakértőinktől is lehet kérdezni. 

Miért érdemes csatlakoznia?

  • Szakmai kérdése van a jelenlegi kihívásokkal kapcsolatban
  • Szakértői válaszokat keres
  • Megbeszélne egy új eljárást, témát
  • Kapcsolatot szeretne építeni

Regisztrált fórum használó