Bár sok cégnél alkalmazzák, de a távmunka terjedésével és most a koronavírus miatti kényszerhelyzetben is különösen kiemelt szerepet kapott a munkahelyeken az online megbeszélés. Elsőre talán kényelmetlen és még zavarba ejtő is lehet a meeting ezen formája, hiába ismerjük a résztvevőket. Ennek ellenére azonban könnyen hozzá lehet szokni. Akárcsak, mintha személyesen találkoznánk!
A vezetőnek a feladata és felelőssége, hogy a digitális átállásban, a home office-ban a videókonferenciákat bevezesse, és következetes módon alkalmazza. Ez nem csak a munka hatékonysága és a cég termelékenysége miatt fontos, de nagy hatással van a munkatársak lojalitásának és motivációjának a fenntartására is. Ahhoz, hogy ezt minél célravezetőbben és szakszerűen le tudjuk bonyolítani, tanácsos betartani az alábbi tippeket!
1. Szervezés és előkészítés
Mielőtt még nekikezdenénk az online meetingnek, ki kell választani azt a platformot, amelyen keresztül történik a beszélgetés. Ez lehet egy erre a célra kialakított egyedi program vagy a Skype is. A lényeg, hogy egyszerre több ember is tudjon csatlakozni és megosztott képernyőn mindenki láthasson mindenkit. A videóhívás előtt szükségszerű megismerkedni az adott alkalmazás funkcióival. Erre rá kell szánni az időt, azonban így sokkal könnyebb és gyorsabb lesz a program használata és maga a megbeszélés is.
Ellenőrizni kell minden technikai eszköz, úgy, mint a mikrofon, a fülhallgató, a headset, a kamera megfelelő működését, az internetkapcsolat erősségét, a telefon vagy a laptop töltöttségét, attól függően, hogy mit használunk a videókonferenciához. Ezek azért fontosak, hogy ne érjenek váratlanul olyan műszaki hibák, amik szabotálhatják a megbeszélést.
Javasolt minden – nem a konferenciahíváshoz tartozó – oldalak (pl. Facebook) és alkalmazások bezárása, melyek hanggal zavarhatnak vagy könnyen elvonhatják a figyelmünket.
Nyissuk meg a gépünkön azokat a fájlokat, készítsünk elő minden olyan anyagot, amelyek szükségesek az adott meeting lefolytatásához.
2. Felkészülés a beszélgetésre
A konferenciahívás akkor lesz gördülékeny és célravezető mindenki számára, ha nem csak rögtönözünk közben, hanem előtte felkészülünk. Ezért érdemes előre összeírni magunknak azokat a konkrét témákat és kérdéseket, amelyeket át akarunk beszélni. Ha még hatékonyabbá akarjuk tenni, akkor, állítsuk össze tételesen a beszélgetés napirendjét és ezt még jóval előtte küldjük ki a csoport többi tagjának is, amely alapján mindenki fel tud készülni.
A napirend tartalmazhatja:
- a beszélgetés témáját
- a hívás időtartamát és menetét
- milyen anyagokra van szükség a megbeszéléshez és ezek hol találhatóak
- kik vesznek részt a megbeszélésen és milyen szerepük lesz.
Hasznos, ha vannak előre lefektetett szabályok is, melyekhez minden munkatárs tud igazodni, így biztosítva a megbeszélés meghatározott menetét.
3. Pontosság és az időkorlát megtartása
Az idő még távmunkában is ugyanolyan értékes, mint az irodában. Éppen ezért, és mert tiszteljük egymás idejét az online megbeszéléseket is pontosan kell elkezdeni. Jó, ha előtte mindenki már pár perccel korábban belép a platformra, így a kezdeti csatlakozási fennakadásokkal nem kell húzni az időt, illetve még megvárhatóak az „éppen beeső” kollégák is.
A pontos kezdés mellett fontos, hogy tartsuk magunkat az előre megszabott időkeret betartásához is. Hiszen a meeting mellett mindenkinek megvan a napi betervezett feladatai. Ebben segít a 2. pontban említett felkészülés.
Előfordulhat, hogy elhúzódik a megbeszélés, hiszen felmerülnek olyan dolgok, melyek kicsit hosszabb időt igényelnek. Ez esetben, ha ráér, akkor egy későbbi időpontban kerüljön sor a megtárgyalásukra vagy, ha csak egy-két kollégát érintő kérdésről van szó, akkor akár a többiektől elköszönve velük külön folytatható a beszélgetés.
4. Ideális helyszín kiválasztása
Bárhol is fogadjuk a videóhívást, gondoskodjunk arról, hogy ezt lehetőleg erős hangforrásoktól mentes és fényviszonyok szempontjából is megfelelő környezetben tegyük. Igyekezzünk minden olyan tényezőt mellőzni ebben az időben, ami megzavarhatja a beszélgetés folytonosságát, pl. vegyük le a hangot a telefonunkról, kérjük meg velünk egyháztartásban élőket, hogy a megbeszélés alatt csendesebben tevékenykedjenek, csukjuk be az ablakot a beszűrődő zaj miatt stb.
A tisztább és érthetőbb kommunikáció érdekében a laptopba épített mikrofon helyett használhatunk külön zajszűrő mikrofonokat, fejhallgatókat.
A beszélgetés során lehetőleg olyan helyen legyünk, ahol valamilyen semleges, üres háttér van mögöttünk. Ez azért fontos, mert a mindenféle bútorok, tárgyak elvehetik a többiek figyelmét és nem a témára összpontosítanak.
5. Napirendi pont betartása
A konferenciahívásoknál is, akárcsak személyesen, szükség van egy kis bemelegítő csevegésre. Ezzel oldhatjuk a feszültséget, ráhangolódunk az adott helyzetre. Ilyenkor beszélhetünk a hogylétünkről, egy fontos történésről magunkkal kapcsolatban, stb. Fontos, hogy ez a kis bemelegítés 2-3 percnél ne legyen több, hiszen nem az a lényege a meetingnek, hogy egyfajta szórakoztató, baráti társalgásba menjen át.
Igyekezzünk az előre leírtak alapján szerint pontról pontra haladni és az aktuális témára koncentrálni. Lehetőleg ne nagyon térjünk el a tárgytól, tartsuk magunkat a jelenben.
6. Vizuális segédeszközök használata
Ha a munkatársaknak egy új ötletet vagy üzleti stratégiát szeretnénk bemutatni, esetleg egy feladatot akarunk szemléltetni, akkor ebben segíthet a vizuális eszközök használata. Ezek sokkal érthetőbbé és fogyaszthatóbbá teszik a magyarázatot. Hozzájárulnak az érdeklődés felkeltéséhez és ösztönzőleg hatnak a részvételi tagokra. Arra azonban figyeljünk oda, hogy ne vigyük túlzásba és ne nyújtsuk túl hosszúra a használatukat, mert könnyen bosszantóvá válhat.
7. Jegyzetek készítése
A meeting során elhangzott lényeges információkat jegyzeteljük le és foglaljuk össze a beszélgetés eredményét. Minden elvégzendő feladathoz a megbeszéltek szerint rendeljük hozzá a felelős munkatársat és szabjuk ki a határidőket. Ezt összesítve küldjük ki a kollégáknak, így írásban is dokumentálva lesznek a legfontosabb tudnivalók, melyek mindig kéznél vannak és bármikor visszaolvashatók.
8. A beszélgetés rögzítése
Ha a használt alkalmazás lehetővé teszi, akkor rögzítsük a konferenciabeszélgetéseket. Ez több esetben is nagy segítség lehet. Lehetővé teszi, hogy később minden résztvevő vissza tudja nézni, ha szükséges és az elmentett felvételek alapján bármikor könnyedén visszaellenőrizhető és nyomon követhető, hogy mikor milyen információk hangzottak el. Ha valaki bizonyos oknál fogva kimarad a megbeszélésből, akkor ezzel a megoldással utólag ő is visszahallgathatja az egészet, mintha ott lett volna.
9. Szerepkörök kiosztása
Csinálhatunk mindent mi magunk is, de sokkal jobb, ha a kollégáknak is delegálunk bizonyos feladatokat a beszélgetéssel kapcsolatban. Ezt megtehetjük a hívás legelején amolyan rapid módon vagy a 2. pontban kifejtett előkészülés során előre meghatározva. Valaki jegyzetelhet, valaki figyel az időkorlát betartására, stb. A kiosztott szerepkörök felelősséget adnak a csapattagoknak és segítik figyelem fenntartását.
10. Világos lezárás
Minden beszélgetés végén egy-két mondatban összegezzük a végeredményt, adjunk visszajelzést és köszönjük meg a részvételt minden munkatársnak. Emlékeztetőül említsük meg, hogy elküldjük nekik az összefoglaló jegyzeteket és mondjuk el a további lépéseket.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Ajándék munkaügyi szakértő
HR-esek Fóruma regisztrációhoz
A HR-esek Fórumán kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a koronavírus idején segítsük az emberi erőforrás területén dolgozó szakemberek munkáját. A HR-esek Fóruma ingyenesen használható és szakértőinktől is lehet kérdezni.
Miért érdemes csatlakoznia?
- Szakmai kérdése van a jelenlegi kihívásokkal kapcsolatban
- Szakértői válaszokat keres
- Megbeszélne egy új eljárást, témát
- Kapcsolatot szeretne építeni
Legutóbbi hozzászólások