A visszajelzés, mint alapvető emberi szükséglet, fontos, hogy a szervezeti kultúra részét képezze. Akár a dolgozóról van szó, akár a vezetőről, mindenképpen javasolt, hogy időnként, de még jobb, ha rendszeres visszacsatolást kapnak a szervezet tagjai. Legfőképpen azért, mert ezzel elősegíthető az emberi erőforrás fejlődése és megfelelő minőségben való munkavégzése.
Miért fontos a visszajelzés?
A munkavállalókban él egyfajta bizonyítási vágy a munkaadójuk iránt. Szeretnének megfelelni és a lehető legjobban teljesíteni. Erre azonban csak akkor van igazán lehetőségük, ha rendszeresen visszajelzést kapnak a munkájukról. Jó, ha tisztában vannak a hiányosságaikkal, ha tudják, hogy a munkájuk milyen hatással van másokra és a cég működésére. Ez segítségül szolgál nekik abban, hogy miben kell fejlődniük, és milyen hibákat kell kiküszöbölniük.
A visszacsatolások a munkavállalókban erősítik a megbecsülés érzését. Úgy érzik, hogy fontosnak tartják őket és ez hatással van a lojalitásuk kialakulására. Ha nem kapnak semmilyen visszajelzést, a dolgozók azt érezhetik, hogy nem értékelik a munkájukat és ez felmondáshoz vezethet. Hiszen az ember csak olyan közegben érzi jól magát, ahol tudja, hogy szükség van rá.
Hogyan adjunk hatékonyan visszajelzést?
Nem csak visszajelzést adni fontos, de az sem mindegy, hogy ezt milyen módon történik. Ugyanis egy rosszul kivitelezett értékelés sokszor többet árt, mintha ezt egyáltalán nem is lett volna.
A visszajelzés egy nagyon kényes helyzet mindkét fél számára. Rengeteg múlik a közlő fél kommunikációján és a fogadó fél reakcióján is. Mert ha egy ilyen szituációt egyik fél sem kezel megfelelően, akkor könnyen konfliktus alakulhat ki. Ezért nem csak az a fontos, hogy verbálisan hogyan folytatódik le visszacsatolás, de szükség van hozzá pozitív érzelmi és nyugodt környezetre.
Tanácsos olyan bizalmi körülményt kialakítani, ahol a dolgozó komfortosan érezheti magát. Ahol érzi, hogy az értékelés nem a személye ellen szól, hanem segítségül szolgál a munkájához és ő is kifejtheti a véleményét.
Nem jó, ha például a beszélgetés közben folyamatosan csöng a telefon, közben a vezető egy munkával van elfoglalva vagy más munkatársak is jelen vannak. Ez még inkább frusztrálóbb és negatív irányba tereli a helyzet kimenetelét.
A visszacsatolások során azt is figyelembe kell venni, hogy mindenki más személyiséggel rendelkezik. Míg valaki könnyebben fogadja a munkájával kapcsolatos kritikát, addig más akár bántásnak is vélheti. Emiatt is fontos a kommunikáció módja, hogy milyen szavakat, hangnemet használ a vezető és milyen non-verbális magatartást közvetít.
Milyen a jó visszajelzés?
A jó visszajelzés leginkább a jó technikák alkalmazásán múlik. Ezek egyfajta íratlan szabályként segítenek, hogy segítsenek elérni a célt.
Oda-vissza működik
A visszajelzés nem csak a munkavállalók felé nagyon fontos, de a vezető irányába is ugyanolyan jelentőséggel bír. Az alkalmazottai véleményéből megtudhatja, hogyan vezeti a céget, kell-e valamilyen változást eszközölnie.
Sajnos a vezető felé való visszacsatolás eléggé ritkaságszámba megy. Ehhez ugyanis szükség van a kölcsönös bizalomra. Hogy a munkavállalók se éljenek vissza a véleményük kifejtésével és a vezető is el tudja fogadni a kritikákat.
Megoldást javasol
Ha a felettes rávilágít egy problémára, akkor lehetőség szerint javasoljon hozzá megoldási lehetőséget is. Lehet ez egy tréning vagy bármilyen más alternatíva, amit az adott kihívás igényel. Így a munkavállaló is könnyebben tud ebben előrelépni, mitha teljesen egyedül kellene megoldania a helyzetet.
Nem lépi át a határt
A visszacsatolás során a munkaadónak ügyelnie kell arra, hogy csak és kizárólag szakmailag, a munkára vonatkozóan fejtse ki a véleményét. Nem szabad átesni a ló túloldalára és a teljesítménybeli problémákba belekeverni a munkavállaló személyiségét. Egyrészt mert mindenkinek van egy alapvető személyisége, amit nagyon nehéz megváltoztatni, másrészt ez csak neheztelést vált ki a dolgozóból.
Egzakt és konstruktív
Minél pontosabban, minél specifikusabban van fogalmazva, annál hatékonyabban oldható meg a probléma. Ne általánosságban legyen elmondva, mert úgy nem lesz egyértelmű, hogy a mi a gond. Fókuszálni kell az adott kihívásra és az legyen kifejtve minél részletesebben. Mi az, ami jó volt? Hol voltak fennakadások? Miben kell fejlődni? Mit kell másképp, jobban csinálni?
Segítő szándékú
Akár pozitív, akár negatív kritikáról van szó, fontos, hogy a fogadó fél érezze, hogy mindez őérte történik. Hogy a visszajelzéssel a vezető segíteni akarja a munkáját, a fejlődését és semmi rossz szándék nincs a háttérben. Ezért is fontos, hogy egy-egy probléma hogyan van megfogalmazva.
Személyesen történik
Hiába állnak rendelkezésre a digitális kommunikáció alternatívái, a visszajelzéseket személyesen kell megbeszélni. Még, ha pl. az e-mail vagy a chat gyorsabb megoldást kínál, akkor is érdemes rászánni az időt és szemtől szemben lefolytatni ezt a diskurzust. Ennek előnye, hogy minden reakciót, hangsúlyt, non-verbális jelzést láthatnak a felek. Egymás szemébe tudnak nézni és a kapott információra egyből tudnak reagálni. Így sokkal hatékonyabb és célravezetőbb lesz a kommunikáció.
Mindemellett lényeges megbizonyosodni arról, hogy a fogadó fél ténylegesen megértette-e, amit a felettese mondott neki. Szükséges pontosítani, hisz így elkerülhetőek a későbbi félreértések és a rossz következtetések levonása.
Mikor kell visszajelzést adni?
Lehet 3 havonta vagy havi szinten, de lehet egy-egy nagyobb projekt után is, a lényeg, hogy gyakori és rendszeres legyen. Minél rövidebb időközönként kapnak visszajelzést a munkavállalók, annál biztosabban és gyorsabban tudnak fejlődni.
Nem elhanyagolható szempont az sem, hogy a megoldandó kihívás eseménye és az értékelés között a lehető legrövidebb idő teljen el. Ekkor ugyanis még friss az élmény annyira, hogy a felek érdemben meg tudják beszélni a dolgokat és a munkavállalóban is mélyebben rögzüljön, hogy legközelebb egy hasonló esetben mire kell odafigyelnie.
Milyen pozitívumai vannak a visszajelzésnek?
Ha megfelelő módon és gyakorisággal kap visszacsatolást az alkalmazott, akkor megfigyelhető a pozítív hatása, amely több tényezőt is magába foglal:
- A problémák megoldása következtében a munkavállaló, mint egyén fejlődik. Megtanulja hogyan járjon el helyesen bizonyos szituációkban, hogyan végezze a munkáját megfelelően.
- Motiváltabb és lojálisabb lesz a dolgozó azáltal, hogy a visszajelzések azt éreztetik vele, hogy fontos és értékes erőforrást képez a cégnél. Ezért sokkal jobban fog igyekezni jól dolgozni, hogy még jobban megbecsüljék. Ez közvetlen hatással van a fluktuáció csökkentésére is.
- Az egyéni teljesítmények fejlődésével javul és hatékonyabb lesz a szervezet működése és termelőképessége is.
- Jobb és szorosabb munkakapcsolatok alakulnak ki. Mind a vezető és alkalmazott, mind a beosztottak között. Egy kritikusabb helyzetben a munkavállaló bátrabban fordul tanácsért a feletteséhez, de a fejlődésnek köszönhetően a munkatársak közötti munkaviszony is kiegyensúlyozottabb lesz, jobban tudnak együtt dolgozni.
A visszacsatolás is egyfajta készség, aminek ahhoz, hogy hatékony és célravezető legyen, folyamatos fejlesztésre és gyakorlásra van szükség. Ezért nem árt, ha a vezető egy-egy visszajelzés során kikéri a munkavállaló véleményét, hogyan érezte magát a kommunikáció alatt, milyennek látta a visszajelzési technikát.
Mindenesetre fontos, hogy az értékelés mindig zavartalan környezetben, az ideális technikákat alkalmazva és a lehető leggyakrabban történjen. Természetesen azt ne feledjük, hogy a visszacsatolás után időbe telik, míg a változás tapasztalható lesz, de a türelem és kitartás meghozza gyümölcsét.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Ajándék munkaügyi szakértő
HR-esek Fóruma regisztrációhoz
A HR-esek Fórumán kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a koronavírus idején segítsük az emberi erőforrás területén dolgozó szakemberek munkáját. A HR-esek Fóruma ingyenesen használható és szakértőinktől is lehet kérdezni.
Miért érdemes csatlakoznia?
- Szakmai kérdése van a jelenlegi kihívásokkal kapcsolatban
- Szakértői válaszokat keres
- Megbeszélne egy új eljárást, témát
- Kapcsolatot szeretne építeni
Legutóbbi hozzászólások