A kiélezett piaci verseny, a távmunka és a hibrid munkavégzés kihívás elé állítja a szervezeteket, hogyan működjenek a legideálisabban. Azaz hogyan növeljék a termelékenységet ugyanannyi munkavállalóval, miközben csökkentik a költségeket és a dolgozók túlterhelését? A munkaerő-optimalizálással mindez elérhetővé válik!
Az ügyféligények, a szolgáltatás nyújtással kapcsolatos elvárások folyamatosan növekednek, azonban ezekre megfelelő megoldást nyújtani nem mindig egyszerű. Ha több dolgozót alkalmazunk, az jelentősen növeli a költségeket, amire a legtöbb esetben nincs elegendő anyagi forrás. Ezért a meglévő munkaerővel kell megfelelni a magasabb elvárásoknak. De mégis hogyan? Mivel a versenyben maradás, a vevői elégedettség és az alkalmazotti lojalitás a tét.
Szerencsére több olyan módszer is rendelkezésre áll, amivel javítható a munkavállalói élmény! Most viszont az alábbiakban 6 olyan stratégiai lépést mutatunk be, amelyet érdemes végrehajtani.
Mi a munkaerő-optimalizálás?
A munkaerő-optimalizálás (MEO) olyan üzleti gyakorlatokat és stratégiákat foglal magába, amely által a cég javítani tudja az általános működésének hatékonyságát. Vagyis:
- segít jobban kihasználni a humánerőforrás képességeit
- automatizálja az egyes munkafolyamatokat
- és optimalizálja a ráfordított időt és költséget
a technológia és az adatok felhasználásának segítségével, a szervezeti célok elérése érdekében.
Választ ad az alábbi kérdésekre is:
- Milyen szükségletei vannak a dolgozóknak?
- Kik azok, akik a legjobban teljesítenek?
- Kik azok, akik a leggyengébben teljesítenek?
- Mely területek működnek sikeresen?
- Mely területeken vannak problémák?
- Hogyan lehet azonosítani és megtartani a legjobb munkaerőt?
- Hogyan lehet azonosítani és fejleszteni a gyengén teljesítő munkaerőt?
Tulajdonképpen a munkaerő-optimalizálás a vállalat minden területét érinti. Összehangolja a munkafolyamatokat a különböző részlegek és alkalmazottak között. Összpontosítva a teljesítmény és termelékenység maximalizálására. Ezáltal segíti a céget harmonikusabbá, sikeresebbé és eredményesebbé válni az üzleti növekedés során.
Milyen előnyei vannak?
A MEO legfőbb előnye, hogy betekintést nyújt a vállalkozás minden aspektusába. Segít átlátni, hogy a munkafolyamatokban mi az, ami problémát jelent, mi gátolja a zökkenőmentes működést. Valamint nyomon követhető vele a csapatok teljesítménye, az elért eredmények és hogy milyenek a munkavállalók individuálisan. Egy ilyen valós képet látva és a fennálló kihívásokat kezelve, a szervezet produktivitásának folyamatosan javuló tendenciája érhető el.
A munkaerő-optimalizálás által a cégek egy átfogó képet kapnak a dolgozók munkavégzéséről és a feladatokra fordított időről. Meggyőződhetnek arról, hogy az adott feladatokat valóban a legmegfelelőbb személyek végzik-e, és hogy ezek az alkalmazottak készen állnak-e a feladatokban rejlő kihívások megoldására. Illetve, hogy szükség van-e ideiglenesen plusz munkaerő alkalmazására a főszezonban? Esetleg valamilyen technológiai eszköz fog megoldást nyújtani?
Alacsonyabb költségekkel és nagyobb megtakarításokkal dolgozhatnak a vállalatok, hiszen a MEO-val elkerülhető a dolgozók létszámának túllépése vagy annak hiánya. Olyan megoldásokat tesz lehetővé, mint az egyes munkafolyamatok automatizálása, a valós idejű útmutatás vagy rálátás a nagyobb bevételi lehetőségekhez. Mindezzel mérsékelhetőek a ráfordítások és növelhető a vállalkozás jövedelmezősége.
A jól alkalmazott munkaerő-optimalizálás magasabb szintű ügyfélélményt, ezáltal pedig a vásárlók megtartását is eredményezi. Mivel a cégek mélyebben megismerhetik ügyfeleik szokásait, a kiszolgálási igényeiket, ezért sokkal személyre szabottabb szolgáltatást tudnak nekik nyújtani. A panaszokat eredményesebben tudják kezelni és gyorsabban tudnak reagálni a felmerülő kérdésekre és szükségletekre. Kielemezhetik az ügyfeleikkel folytatott kommunikációt és megérthetik az ügyfél viselkedésének kiváltó okait. A MEO segít a szervezeteknek egy célravezető ügyfélmegtartási stratégia létrehozásában és megvalósításában.
A munkaerő-optimalizálással a vállalatok nem csak az alkalmazottak képességeinek hatékonyabb kihasználását érhetik el, de új belső karrier lehetőségeket biztosíthatnak nekik. Akár más munkakörben vagy magasabb pozícióban. Ez nagyobb dolgozói elégedettséghez és lojalitáshoz is vezethet.
Milyen stratégiákkal lehet elérni?
Ahhoz, hogy a dolgozói hatékonyság a lehető legoptimálisabb mértékben működjön, a vezetőségnek és a HR-nek ésszerű döntéseket kell meghoznia. Ezt pedig csak a megfelelő információk birtokában és azok kielemzésével tudják megtenni. Ehhez viszont nélkülözhetetlen a korszerű szoftverek alkalmazása, amelyek döntő szerepet játszanak a MEO-ban. Hiszen a szükséges és valós idejű, pontos adatokhoz csak így juthatnak hozzá.
Az ideális technológia azonban csak egyik eszköze a munkaerő-optimalizálásnak. Ami az alábbi stratégiákkal és gyakorlatokkal karöltve tudja eredményesen működtetni azt!
Ütemezés
A sikeres vállalatok egyik elengedhetetlen lépése a munkavállalók hatékony ütemezése. Ebben ma már nagyszerű szoftverek vannak a segítségünkre, amelyek sok időt is megspórolnak a kézi ütemtervek összeállítása helyett. Nem mellesleg bármikor hozzáférhetőek, ha szükség van rájuk. Segítenek nyomon követni a teljesítményadatokat, a részvételt és más információkat, amelyek által megfelelő módon tervezhető az alkalmazottak munkavégzése.
Az ütemezés lehetővé teszi, hogy a dolgozók készségeik alapján összhangba kerüljenek a hozzájuk passzoló feladatokkal. Hiszen nem mindenki alkalmas minden feladat elvégzésre. Meghatározható, hogy szükség van-e túlórára vagy további munkavállaló ideiglenes alkalmazására, például a csúcsidőszakokban.
Időkövetés
Időkövetéssel tisztán látható, hogy az alkalmazottak mikor jelentkeznek ki és be a munkahelyükre. Amit szintén egy erre alkalmas szoftver segít pontosan nyomon követni. Hogy ezek a csekkolások túl korán vagy túl későn vannak-e, valósak-e, netán valamelyik munkatársukat kérik meg, hogy jelentkezzenek be/ki helyettük. Ez rálátást ad a vezetőségnek arra, hogy mi történik a cégben.
A túlórákat tekintve van-e elegendő személyzet az egyes műszakokban? Hol van hiányosság a munkaerőben? Kik a nagyon elkötelezett és lelkiismeretes munkavállalók?
Az időmérés továbbá segít az ütemezésben is. Útmutatást ad arról, hogy mikor, hol és mely időszakokban (pl. hétvégén, ünnepnapokon) rendelkezik elégséges alkalmazotti lefedettséggel a vállalat.
Feladat- és teljesítménykövetés
A feladatok elvégzését és a csapattagok termelékenységét leghatékonyabban a különböző feladatkövető eszközök segítségével lehet mérni. Ilyen eszköz lehet például az Asana, a Trello vagy az OLM Rendszer Teljesítmény modulja.
Kihez mely feladatokat kell hozzárendelni? Mindenki elvégzi a rá bízott munkát? Ki az, aki nehezebben tudja teljesíteni a feladatát vagy nem tudja elérni a kitűzött célt? Vajon minden munkavállaló a képességeinek megfelelő munkakörben helyezkedik el?
Többek között ezekre a kérdésekre is választ ad a teljesítmény- és feladatkövetés. A szoftverek segítenek megvizsgálni a szervezet aktuális munkafolyamatait és megmutatni azt, hogy melyek működnek jól vagy épp rosszul. A kihívással küzdő területeket segít a helyes és optimális irányba terelni.
Kommunikáció javítása
A munkaerő-optimalizálás egyik kulcspontja a hatékony kommunikáció az alkalmazottak között, valamint az alkalmazottak és a vezetők között. A feladatok és a munkafolyamatok csak úgy tudnak folyékony mederben haladni, ha a szükséges információk gyorsan és érthetően jutnak a célszemélyhez.
Függetlenül attól, hogy a kommunikáció személyesen, telefonon vagy írásban történik az információközlés struktúrájának megfelelőnek kell lennie. Fontos, hogy az információk rendszeresen és hatékonyan áramoljanak a szervezetben vízszintes és függőleges irányban is. Hiszen ez elengedhetetlen a sikeres, produktív és zökkenőmentes munkavégzéshez.
Szükséges eszközök és erőforrások biztosítása
Sokkal termékenyebben tudnak a munkavállalók dolgozni, ha rendelkezésükre állnak a szükséges erőforrások és a megfelelő eszközök. Ezek hiánya ugyanis nagy mértékben gátolja a gyors előrehaladást.
Fontos, hogy itt ne csak fizikai eszközökre gondoljunk, hanem lehetőség szerint a dolgozóknak biztosítani kell a szükséges tudás megszerzését is. Például egy új termék bevezetése esetében át kell adni az értékesítéshez nélkülözhetetlen információkat, készségeket. De egy új pozíció vagy feladat teljesítéséhez is biztosítani kell a képzést, melynek keretében a munkavállalók elsajátíthatják az új kompetenciákat.
Célok és tervek meghatározása
Fokozatosan előre haladni és egy bizonyos mennyiségi és minőségi szintnek eleget tenni csak úgy lehet, hogy a cég reális elvárásokat támaszt a munkavállalókkal szemben. Ezeket a célokat az eddigi tapasztalatok, a statisztikák és adatok alapján érdemes meghatározni. Fontos, hogy teljesíthető legyen és észszerű keretek között mozogjanak.
A napi/heti/havi célok mellett szükség van egy éves ütemtervre is. Ami megadja a szervezet és a munkaerő-optimalizálás haladási irányát. Azonban ezt az ütemtervet mindig jó rugalmasan kezelni vagy beiktatni egy B tervet, esetleg kisebb periódusokban tervezni, hiszen bármikor felülírhatja egy váratlan esemény. Ahogy ezt tapasztalhattuk is a Covid-19 okozta pandémiás időszakban.
Felülvizsgálat
Fontos a munkaerő-optimalizálás stratégiájának rendszeres felülvizsgálata. Hiszen a működésben, a termékekben/szolgáltatásokban vagy ügyféligényekben történhetnek változások, amikre a szervezetnek reagálnia kell. Ezek a módosulások pedig felülírhatják az addigi gyakorlatokat. A humán erőforrást az új helyzetek által támasztott igények kielégítéséhez kell optimalizálni, hogy a vállalat sikeres üzleti működést könyvelhessen el.
Az adatok és elemzések révén a munkaerő-optimalizálás lehetővé teszi, hogy a cégben felmerülő kritikus pontok, mint például
- a működési költségek
- az ügyfél elégedettség
- a munkaerő-beosztás
- a produktivitás
- a szolgáltatási szintek normalizálódjanak és kiegyensúlyozott ütemben haladjanak tovább.
Ha mindez összehangoltan működik, ez pozitívan befolyásolja a munkavállalók hatékonyságát, termelékenységét és a vállalat általános működését. Meghatározható, hogy az egyes területeket mely irányba érdemes terelni ahhoz, hogy minden igényt megfelelően lehessen kezelni.
A MEO teljes körű megvalósítása maximalizálja a technológiai befektetéseket, ugyanakkor csökkenti a költségeket.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Legutóbbi hozzászólások