„Amit nem tudsz mérni, azt nem is tudod javítani.”
A szervezetek egyik kulcskérdése: hogyan lehet többet termelni egységnyi idő alatt? Hogyan lehet hatékonyabban és kevesebb erőforrás igénybevételével magasabb bevételhez jutni? Hiszen ez erőteljesen befolyásolja a vállalkozás üzleti növekedését, profitábilitását és sikerességét.
Elmondható, hogy az a vezető, aki ismeri termelékenységének sarokszámait, hatékonyabban tudja működtetni a vállalkozását, mint azok, akik ezt figyelmen kívül hagyják. Hiszen célzott fejlesztéseket tud végrehajtani, optimális szinten képes tartani a működési költségeket vagy a termelés önköltségét. Ezáltal az eredményességi mutatókat is ideális helyzetbe tudja tartani. De vessünk egy pillantást arra, hogy:
Hogyan lehet kiszámítani a termelékenységet?
Nem csak a vállalkozások, az országok hanem a szakirodalmak és szakértők is eltérően értelmezik a termelékenység fogalmát és annak kiszámítását. Bonyolultsága attól függ, hogy milyen tényezőket veszünk figyelembe és mennyire mélyen szeretnénk a teljes céget vagy csak az adott munkaterületet megvizsgálni. A produktivitás kiszámítására tehát több lehetőség is rendelkezésünkre áll.
A leggyakrabban használt indikátor a résztényezős megközelítés. Ami azt jelenti, hogy egy adott időtartamra nézve, a cég kibocsájtását (output) viszonyítjuk egy adott ráfordításhoz (input). Egyszerű használni mert könnyen hozzáférhető adatokból dolgoznak a vezetők. Ezt a kalkulációt minden iparágban széles körben használják. Képlete:
Résztényezős termelékenység = Output / Input
Azonban a teljes képhez hozzátartozik, hogy a 21. században a termelékenységet a munkatermelékenységen kívül további 3 pillér erősíti:
- innováció,
- digitalizáció
- és ökológiai hatékonyság.
Ennél átfogóbb képet nyújt a többtényezős termelékenység vagy teljes tényezőtermelékenységi képlet, melynek „számítása során a tőke és a munka (különálló és együttes) mennyiségi alakulásának kibocsátásra gyakorolt hatásán felüli növekményt értjük.” (Forrás: Magyar Nemzeti Bank termelékenységi jelentése 2020)
Ez esetben nehéz egy konkrét kalkulációs sémát meghatározni, mert a beazonosítani kívánt paraméter és a hozzátartozó viszonyítási pont vagy pontok szabják meg, hogy mit mivel hasonlítunk össze. Ebből következően, hogy pontos képet kapjunk, figyelembe kell venni a kezdeti tőkeállományt, az értékcsökkenést és a termelés speciális mutatóit is.
Vannak olyan területek, ahol a kimenetek nem egyértelműen számszerűsíthetőek. Például a HR-t nehezen lehet metrikusan mérni. Ilyen esetekben más módszerhez lehet folyamodni, melyeket nagyban segít a digitalizáció, mint például:
Online időkövető és projektmenedzser szoftver
– Olyan munkaköröknél, ahol online munkavégzés (pl. távmunka) folyik vagy ahol munkaidő-nyilvántartást alkalmaznak a szoftverek segítségével nyomon követhető és mérhető a dolgozók termelékenysége.
360 fokos visszajelzés
– Ez a módszer kiválóan működhet egy olyan környezetben, ahol a munkatársak között folyamatos és rendszeres az együttműködés és a kommunikáció. Ugyanis a módszer lényege, hogy több kollégától, ügyféltől, menedzsertől vagy partnertől is visszacsatolásokat kérünk egy adott dolgozó produktivitásáról. Ez egy mércéje annak, hogy a munkavállaló mások meglátása szerint hogyan teljesít, eléri-e a kitűzött célokat.
Célok szerinti meghatározás
– Ezzel a technikával meghatározzuk, hogy az alkalmazottnak milyen célokat kell teljesítenie és ehhez biztosítjuk a szükséges eszközöket. Majd rendszeres (havi, negyedéves, féléves) ellenőrzéseket végzünk, hogy nyomon tudjuk követni, hogy a dolgozó hogyan teljesíti a célkitűzéseket.
Milyen szempontokat vegyünk figyelembe a számításnál?
Ahhoz, hogy valós számot kapjunk a produktivitásról, fontos meghatározni, hogy valójában mit jelent a termelékenység a különböző területeken. Ehhez ismerni kell a vizsgált terület felelősségi köreit, a fő teljesítménymutatókat (KPI) és az elérni kívánt eredményeket.
A Key Performance Indicators (KPI) azaz fő teljesítménymutató megmutatja, hogy az egyén, csoport vagy a vállalat a kitűzött célt képes volt-e teljesíteni, mindezt milyen hatékonysággal.
Továbbá meg kell határozni, hogyan követjük nyomon a különböző tevékenységeket, ami egyes munkakörökben nagyobb kihívást jelenthet. Ezt mutatja be az első szempont:
1. Iparági tényezők
A termelékenység kiszámításánál fontos figyelembe venni az iparági különbözőségeket. Hiszen egy gyártás vagy értékesítés esetében sokkal könnyebb számszerűsíteni a kimenetet, mint például egy irodai ügyintéző esetében. Ebből következőleg, mikor a termelékenységet akarjuk meghatározni figyelembe kell venni az adott a piaci szektorra jellemző specifikációkat.
2. Szervezeti célok és benchmarkok
Az iparági tényezők a termelékenységi referenciaértékeket és a célokat is befolyásolják, hiszen ezek a különböző szektoroktól függően változnak. Egyes munkakörökben előre megállapított értékek vannak, például, hogy egy ügyfélszolgálat esetében meddig kell tartania egy hívásnak. Ezeket ugyan használhatjuk a saját vállalkozásunkban, de nem biztos, hogy ez a mi céges profilunknak is megfelel, ezért érdemes saját, belső mérőszámokat megszabni. Ezen benchmarkok szerint pedig meghatározhatjuk/módosíthatjuk a termelékenységi célokat is.
3. Hatékonyság mérése
A termelékenységi célok meghatározásához szükség van a hatékonyság mérésére is. Hiszen a hatékonysággal a minőséget, míg a termelékenységgel a mennyiséget mérjük. Mert bár elsődleges cél, hogy rövidebb idő alatt nagyobb mennyiséget termeljünk ugyanannyi ráfordítással, nem szabad megfeledkezni, hogy ez akár a kvalitás rovására is mehet. Hiába állapítunk meg nagyon magas produktivitási számot, ez az érték nem enged betekintést a munka minőségébe. Vagyis egy alkalmazott nagyon produktívnak tűnhet, de valójában szörnyű minőséget produkál.
Abban az esetben, ha a mennyiség magas, viszont a kvalitás nem megfelelő, akkor nagy valószínűséggel újra kell tervezni a termelékenységi elvárásokat.
A termelékenységet befolyásoló tényezők
A teljesítmény mértéke több tényezőtől is függ, amely hatást gyakorol a végeredmény alakulására. Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan szempontot, amelyet minden esetben érdemes figyelembe venni, amikor a produktivitást vizsgáljuk és ennek megfelelően levonni a következtetést a kalkuláció után.
Képzettség szintje
A termelékenységet kétség kívül meghatározza, hogy a dolgozók milyen szintű készségekkel rendelkeznek. A képzettebb munkavállalók magasabb produktivitásra lesznek képesek társaiknál. Ezért szükséges lehet biztosítani az alkalmazottaknak megfelelő képzéseket, melynek végeredményében a termelékenység javítását érhetjük el.
Túlóra
Minél többet dolgozik egy munkavállaló annál fáradtabb és enerváltabb lesz. Csökken a koncentrációja és a lelkesedése, ez pedig negatívan hat a teljesítményére. Lassabban fog dolgozni és sokkal nagyobb a hibázás lehetősége is. Emiatt – ha nem muszáj – ne rendeljünk el túlórát, hiszen egy fizikailag és szellemileg is friss munkaerő kétszer jobban tud teljesíteni, mint egy kiégett dolgozó.
Motiváció hiánya
Ha nincs ösztönzőerő, akkor a teljesítmény is alacsony. Hisz ilyenkor nincs, ami előre vigye az alkalmazottat, hogy még többet és még jobban dolgozzon. A motiválatlanság fakadhat a fent említett túlórázásból vagy ha nincs cél a dolgozó előtt, esetleg a nem megfelelő munkahelyi környezet és légkör miatt.
A motiváció fenntartása a produktivitás magas szintjének egyik elengedhetetlen eszköze. Törekedjünk az ideális feltételek megteremtésére, hogy elkerüljük a stagnálást, hanyatlást.
Elavult, silány eszközök
A minden szempontból magas termelékenység alapvető feltétele a megfelelő és minőségi eszközök használata. Hiába várunk tökéletes vagy gyors végeredményt, ha az alapanyagok vagy a technológia már korszerűtlen vagy idejétmúlt. Ez lassítja és rontja a termelés folyamatát.
Miért fontos a termelékenység kiszámítása?
A produktivitás mérése sokat elárul a vállalat működéséről. A termelékenység, mint mérőszám megmutatja, hogyan gazdálkodunk az idővel, hogyan használjuk fel az erőforrásainkat és hogy az alkalmazottak hogyan járulnak hozzá az általános üzleti eredményekhez.
Ennek megfelelően pedig változtatásokat tudunk végrehajtani az alkalmazottak munkaidőbeosztásában, teljesítményük optimalizálásában és szervezeti struktúrájukban, valamint a működési költségek csökkentésében.
A munkavállalói produktivitás számszerűsítésével pontos adatokra támaszkodva, képesek vagyunk a vállalkozásfejlesztés területén célzott döntéseket hozni, amivel a profitot maximalizálhatjuk egy folyamatosan változó és olykor kiszámíthatatlan piacon.
A variábilis igényekhez mérten a teljesítményt az általunk meghatározott szinten tudjuk tartani, ha módosítjuk a dolgozók munkafolyamatait, ezáltal elkerülhetők a felesleges munkavégzések. Így biztosíthatjuk, hogy a vállalat szűkös erőforrásait, mindig a megfelelő időben és mennyiségben használjuk fel.
A termelékenység folyamatos mérésével láthatjuk, hogy hogyan változik a produktivitás. Megfelelően működik-e vagy visszaesés történt? Ebből adódóan pedig az ideális állapot fenntartásához még időben megtehetjük a szükséges intézkedéseket, ha kell. Még mielőtt kialakulna egy olyan negatív helyzet, mely komoly károkat okozna a cégben.
Hogyan javíthatjuk a termelékenységet?
Amint megkaptuk az eredményt a cég tényleges produktivitásáról, azonnal megoldásokat keresünk, hogyan lehetnénk még hatékonyabbak. Hogyan tudjuk úgy növelni a termelési számokat, hogy azzal ne terheljük túl az alkalmazottakat és viszonylag minimális ráfordítást igényeljen. Természetesen minden vállalatban, azon belül is minden területen más megoldások fogják meghozni a várt eredményt. Hadd említsünk néhány tippet!
Korszerű technológia alkalmazása
Ez az egyik legalapvetőbb megoldás, ha hatékonyság növeléséről van szó. Ezzel automatizálhatjuk a manuális, monoton és folyamatosan ismétlődő feladatokat, mellyel naponta, akár több, mint 3 órát is eltölt egy dolgozó. A modern szoftverekkel olyan tevékenységeket egyszerűsíthetünk le vagy válthatunk ki, amelyek feleslegesen rabolják a munkaerő idejét és akadályozzák a produktivitás fokozását.
Például egy munkanap körülbelül 30%-át azzal töltheti egy dolgozó, hogy megkeresse a szükséges információkat. A technológia segít a kommunikáció észszerűsítésében, a fájlok rendezésében és a munkafolyamatok optimalizálásában.
Alkalmazotti elköteleződés fokozása
Azok a munkavállalók, akik lojálisak a munkahelyük iránt sokkal nagyobb lelkesedéssel végzik a munkájukat, mint mások. Kutatások szerint akár 17%-kal termelékenyebbek. Ez az egész szervezetet tekintve jelentős különbségnek mondható. Ezért érdemes hangsúlyt fektetni az alkalmazottak elköteleződésének növelésére.
Termelékenység meghatározása
Ahhoz, hogy a munkavállalók hozni tudják az elvárt szintet, tisztában kell lenniük vele, hogy milyen igényeket támasztunk velük szemben. Ezért meg kell határozni, hogy az egyes munkakörökben mit is jelent produktívnak lenni, milyen célokat szeretnénk elérni és ezt világosan kell közölni az alkalmazottakkal. Ahogy minden munkakörben más minősül termelékenységnek, úgy más eszközökkel is kell majd mérni azokat.
Külső elemző/vállalkozásfejlesztő alkalmazása
Sokszor a fától nem látjuk az erdőt. Mivel a saját cégünket szubjektíven látjuk, ezért hiába keressük a megoldást, hogyan tudnánk javítani a termelékenységen, egyszerűen nem találjuk a kiutat. Ilyenkor jó döntésnek bizonyul egy elemző vagy vállalkozásfejlesztő szakember segítsége, aki kívülről látja a dolgokat, több hasonló tapasztalattal rendelkezik. Ő objektív képet ad arról, hogy mi működik, milyen akadályok állnak a nagyobb termelékenység útjába és tanácsot tud adni, hogy milyen módszereket alkalmazzunk.
Például az a szervezet, aki nem produktív alkalmazottakat foglalkoztat nehezen jut előre, főleg akkor, ha a teljesítménymutatók nincsenek meghatározva, ami a vállalati célok eléréshez vezetne.
Maga a termelékenység egy egyszerűen értelmezhető fogalom, de ha már a cégünkre szeretnénk használni bonyolulttá válhat. Sok tényező befolyásolhatja miként alkalmazzuk, vigyázva arra, hogy mit, mivel hasonlítunk össze. De amint a kezünkbe kerülnek az eredmények képesek vagyunk egy magasabb szintre emelni vállalkozásunk működését. És így a pontosan meghatározott termelékenységi mutatókkal rendelkező cég komoly versenyerőt harcolhat ki versenytársaival szemben.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Legutóbbi hozzászólások