Hibrid munkavégzés fejlesztése

A hibrid munkavégzést nem elég csak megteremteni. Ahhoz, hogy hosszú távon is működjön, folyamatos tervezésre és fejlesztésre van szükség. Mind fizikai, mind pedig szellemi szinten.

Időnként érdemes újra és újra felülvizsgálni, hogy ez a munkamódszer mennyire hatékony az üzleti tevékenységekre vonatkozóan, valamint mennyire válik be a dolgozók számára. Hiszen lehet, hogy vannak olyan időszakok, amikor minden flottul működik, ám felmerülhetnek olyan kihívások, – például bizonyos projekteknél – amelyek megoldásával mehet csak tovább megfelelően a munka. Ezért a dolgozók bevonásával tanácsos megválaszolni többek között az alábbi kérdéseket:

• Mely időszakokban, projektekben tud optimálisan működni a hibrid munkavégzés?
• Milyen hatással van a termelékenységre?
• Van-e valami, amin változtatni kell?
• Gördülékeny-e a kommunikáció?
• Igényel-e további eszközök biztosítását vagy fejlesztését a meglévőn felül?
• A hibrid munkavállalók képesek produktívan dolgozni?
• Van-e valami, ami gátolja a zökkenőmentes munkavégzést?
• Éri-e a hibrid alkalmazottakat bármilyen hátrány?
• Ideálisan működik a csapatmunka vagy inkább bomlasztja a csapatot?

A hibrid munkavégzésnél fontos szem előtt tartani azt a tényt, hogy csak akkor tud példa értékűen működni, ha az üzleti tevékenységek alkalmazkodnak a távoli munkavégzéshez. Vagyis a különböző folyamatokat a home office-ra kell optimalizálni.

Például az online meetingek esetében célszerű, ha minden résztvevő (távoli és irodai dolgozói is) egyenként be van jelentkezve a saját laptopjáról. Ez egyenlőséget teremt a két típusú dolgozó között. De ugyanolyan fontos az is, hogy mindent a felhőben tároljunk, mert így mindenki bárhonnan és bármikor hozzá tud férni. Ezzel is biztosítva a megkülönböztetés kizárását.

Ilyen és ehhez hasonló megoldásokra abszolút meghatározó odafigyelni, főleg, ha egy vállalat magas szintre akarja fejleszteni hibrid munkavégzését. Ehhez pedig először is….

…át kell gondolni, mit igényelnek az egyes munkakörök!

1. a feladatok elvégzéséhez szükséges eszközök, feltételek – Pl. laptop, szoftverek, speciális gépek vagy ügyfelekkel való személyes interakció.
2. a feladatok emberi erőforrás igénye – Mely feladatok, projektek kivitelezéséhez van szükség csapatmunkára? Mik azok, amik közvetlen vezetői irányítást, felügyeletet igényelnek?
3. további eszközök igénye, amelyek megkönnyítik, fejlesztik a hibrid alkalmazottak munkavégzését – Milyen szoftverek, speciális funkciók vagy berendezések segítik elő a rugalmasabb és hatékonyabb munkát? Mik támogatják a naprakész technológiai képességek alkalmazását?
4. a dolgozók és a vállalat számára is a legjobban működő hibrid munkamegosztás meghatározása – Erre nagyon sokféle megoldás létezik:
   • egyes munkavállalók állandó jelleggel távolról dolgoznak,
   • az alkalmazottak heti vagy néhány naponkénti forgásban váltakozva dolgoznak
   • esetleg havonta váltják egymást.

A tovább fejlődéshez fontos a teljesítmény és a produktivitás folyamatos mérése, illetve annak meghatározása, hogy milyen eredményeket szeretnénk látni a dolgozóktól. Ennek megfelelőn érdemes újra definiálni, aktualizálni a működési normákat.

Távolság csökkentése kommunikációs stratégiák alkalmazásával!

Az idő előrehaladtával a hibrid munka során egyre nagyobb mértéket ölthet a távolság a csapattagok között. Mivel ez kihat a teljesítményre és a lojalitásra, ezért figyelmet kell fordítani a kommunikáció gyakoriságára és kivitelezésére.

A Harvard Business Review „How to Collaborate Effectively If Your Team Is Remote” cikke szerint a home office-ban dolgozók és irodai alkalmazottak között 3 féle távolságról beszélhetünk:

1. Fizikai távolság (hely és idő)
2. Működési távolság (csapatméret, sávszélesség, készségszint)
3. Affinitási távolság (bizalom, értékek, kölcsönös függőség)

A legjobb módszer, ha vezetőként az affinitási távolságot vesszük célba. Ennek leküzdése vagy kiküszöbölése megoldás lehet a másik két típusú távolság mérséklésére is. Hiszen a bizalom kiépülésével, az együttműködési és kulturális kapcsolatok növekedésével, egymás értékeinek elfogadásával a munkavállalók akkor is közel fogják érezni magukat a többiekhez, ha távmunkában dolgoznak.

Mindezt segít megteremteni és az idő során fejleszteni:

• a munka közbeni gyakoribb videóhívások alkalmazása, hanghívások vagy chat helyett- a munka közbeni gyakoribb videóhívások alkalmazása, hanghívások vagy chat helyett
• virtuális csapatépítő tevékenységek, ahol a vezetők és minden alkalmazott kötetlenebb, informális beszélgetéseket folytathatnak
• a vállalati célok és értékek világos közlése, amely egy irányba tereli a dolgozókat és arra ösztönzi őket, hogy közösen mindent megtegyenek az elérésükért
• lehetőség szerint személyes meetingek, csapatépítők, közösségi események beiktatása, ahol közvetlen formában is találkozhatnak, beszélhetnek a munkavállalók
• a megfelelő kommunikációs csatornák, eszközök biztosítása, amelyek lehetővé teszik az online kommunikáció gördülékenységét.

A helyszíni dolgozók „hibrid” jutalmazása!

Egyenlőséget teremthet a dolgozók között, ha a vezetőség lehetőséget biztosít a helyszíni alkalmazottaknak, hogy részesüljenek a hibrid modellből. Hiszen vannak olyan munkavállalók, akik vagy nem akarnak vagy a munkakörük nem teszi lehetővé, hogy időnként home office-ban dolgozzanak. Ebből viszont az következhet, hogy a munkahelyen dolgozók igazságtalannak érezhetik a saját helyzetüket a hibrid alkalmazottakkal szemben.

Azonban növelheti az elégedettségüket, ha jutalmat kapnak, ami kárpótolja őket. Bár erre nincs egy egységes megoldás, a jutalmazás fejlettebbé teszi a hibrid munkamódszert az adott vállalatban. Minden szervezet számára más opció a kulcs a dolgok optimális megoldására. A teljesség igénye nélkül az alábbi lehetőségek előnnyel szolgálhatnak:

• fizetett szabadnapok biztosítása a kevésbé forgalmas időszakban
• rugalmas munkaidő lehetősége a tipikus munkaidő helyett
• a munkába járás költségeinek a megtérítése
• fizetett gyerekgondozás biztosítása
• fizetett ebéd biztosítása.

A legbiztosabb mégis az lesz, ha a munkavállalókat kérdezzük meg, mit szeretnének, mit javasolnak, ami segít a munkavégzésük komfortosabbá tételében.

A hibrid munkavégzés olyan tudatos, hosszútávon végezhető modell amelynek megtervezéséhez és fejlesztéséhez szakítani kell a korábbi már rutinszerűvé vált elképzelésekkel. Tény, hogy nem váltja ki teljesen a hagyományos feladatmegoldásokat, de rávilágít arra, hogy mi az, ami életképes és mi nem az a folyamatosan változó világunkban.

Egyfajta kreativitást, rugalmasságot igényel a működtetése, de aki hajlandó a szükséges változtatásokat és lépéseket megtenni a fejlődés érdekében, az egy magasabb szintre emeli a cégét.

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella

Forrás

Ajándék munkaügyi szakértő

HR-esek Fóruma regisztrációhoz