Előző cikkünkben kifejtettük, hogy miért is hasznos a delegálás, most pedig azt járjuk körbe, hogyan kell ezt helyesen csinálni. Hiszen a delegálás során felmerülhetnek különböző buktatók és akadályok egyaránt. Ezért érdemes tisztában lenni azzal, hogy milyen tényezőkre kell odafigyelni, hiszen a delegálás ideális eszköz ahhoz, hogy egy cég magasabb szintre lépjen. Mi kell ahhoz, hogy tényleg működjön ez a mechanizmus?
Hogyan delegáljunk?
A delegálás nem egyszerűen abból áll, hogy elmondjunk az alkalmazottnak, hogy mit csináljon meg, aztán magára hagyjuk. Ettől ez egy kicsit összetettebb folyamat, amit célszerű integrálni a vezetői eszközök közé és következetesen gyakorolni. És amit lehet jól, de ugyanúgy lehet rosszul is csinálni. Ezért most megmutatjuk a receptet, hogyan érdemes a feladatokat leosztani és mik azok a hibák, amiket ne kövessünk el!
A delegálás helyes folyamata lépésről-lépésre:
1. A feladat meghatározása
Fontos, hogy a vezető átgondolja, melyik feladatot adja át az alkalmazottjának. Melyik az, amelyikben nem csak ő lehet a kompetens személy és más döntési felelőssége alá kerülhet.
2. Az alkalmas személy kiválasztása
Vajon ki lenne az a dolgozó, aki kellően felkészült, terhelhető és a megfelelő kompetenciákkal rendelkezik, hogy elvégezze az adott feladatot?
3. A feladat átruházásának előkészítése
Azaz, a vezető átgondolja és előkészíti a legszükségesebb információkat, amiket a delegálás során szükséges átadnia a dolgozónak.
4. Előzetes megbeszélés
Delegáláskor a feladat átruházása előtt a vezetőnek fel kell világosítania a munkavállalót, hogy pontosan mire kell figyelnie a feladat elvégzése során. Mire illetve kire lesz szüksége a feladathoz, őket hol éri el, mi a határidő, mi az, amiben már nem dönthet egyedül, és hogy mi az elvárás a feladattal kapcsolatban.
5. A cselekvési terv létrehozása
Az előzetes megbeszélés alapján a feladat cselekvési tervét a munkavállaló hozza létre.
6. A terv áttanulmányozása
A vezető átvizsgálja a dolgozó által létrehozott tervet, és ha mindent rendben talál, akkor jóváhagyja a feladat végrehajtását.
7. A terv végrehajtása
A projekt végrehajtása a cselekvési terv szerint, ami már az alkalmazott kötelezettsége.
8. A feladat elvégzésének nyomon követése, értékelése
Vezetőként bizonyos határok betartása mellett ellenőrizni kell a feladat végrehajtását, majd értékelni az elért eredményt.
Milyen hibákat kerüljünk el delegálás során?
Ha nem tartjuk be és nem gyakoroljuk következetesen a fent említett pontokat, akkor nagyon könnyen hibákat véthetünk. Ezek néha alig észrevehetőek, de a rosszul kezelt feladatleosztással épp az ellenkezőjét érhetjük el, mint ami a célunk. Nézzük, melyek azok a legjellemzőbb hibák, amik a delegálás során felmerülnek!
1. hiba: Túlzott ellenőrzés
Ha nincs egy egészséges kontroll az sem jó, viszont a túlzásba vitt ellenőrzéssel a vezető megfosztja a dolgozót az egyedüli munkavégzésétől. Ez tipikusan abban nyilvánul meg, hogy minden apró részletbe beleavatkozik, mindent felügyelni, irányítani akar, mindenbe beleszól. Ez a munkavállaló frusztrációjához, önállótlanságához, döntésképtelenségéhez vezet. Ráadásul a dolgozó elállhat a feladat elvégzésétől és legközelebb nem szívesen vállal el ilyesmit.
2. hiba: Tisztázatlan elvárások
Gyakori hiba, hogy a vezető nem beszéli át az alkalmazottal, hogy pontosan milyen elvárásokat is támaszt a feladattal kapcsolatban. Pedig ennek kulcsfontosságú szerepe van, hiszen akkor hogyan is várhat el maximális teljesítményt, ha a dolgozó nincs tisztában a részletekkel? Vagyis, ha nem közli vele, hogy a beosztott mire figyeljen, milyen határidőt tartson be, kihez fordulhat segítségért, mikor tekinthető a feladat eredményesnek, stb. Szükséges mindent világosan tisztázni, hogy valóban azt kapja a vezető, amit elvár.
3. hiba: Bizalmatlanság
Hiába végeznek jó munkát a munkavállalók, a vezető gyakran bizalmatlan, ha egy új feladat ellátását kell rájuk bíznia. Nem bízik eléggé a kompetenciáikban, rátermettségükben, hogy egy vezetői feladatot maximálisan el tudnak látni. Ezt a hozzáállást akarva vagy akaratlanul is közvetíti feléjük, amit a dolgozók is érzékelnek. Ezért sokkal nehezebben motiválhatóak, óvatosabban és kevésbé lelkesen vetik bele magukat az új projektbe. Ez a teljesítmény rovására is mehet. De a feléjük kifejezett bizalommal hajlamosabbak a munkába több energiát belefektetni, kockázatot vállalni és akár túlteljesíteni.
Mindezen kívül van még egy dolog, amire nagyon oda kell figyelni, hiszen amellett, hogy hogyan delegálunk, az sem mindegy, hogy mely feladatokat adjuk tovább.
Milyen feladatok delegálhatóak?
Amiről a delegálási folyamat első pontjában is szó volt, fontos, hogy a vezető először is meghatározza, hogy mely feladatokat ossza ki a munkatársainak. Ehhez azonban tisztában kell lennie azzal, hogy melyek azok, amiket delegálhat. Természetesen, itt most nem konkrét feladatokról van szó, hiszen ez meghatározhatatlan. Azonban jellegük alapján csak olyanok ruházhatóak át, amelyek…
… nem igényelnek olyan különlegesebb kompetenciákat, készségeket, amikkel csak a vezető rendelkezik,
… nem a „nem szeretem” kategóriába tartoznak, hiszen a delegálásnak nem ez a lényege,
… nem kifejezetten olyan bizalmi ügyek, amelyek csak a vezetőre tartoznak,
… nem igényelnek fontos, akár a cég jövőjét befolyásoló döntéseket egy rendkívüli helyzetben,
… nem a többi munkatárs teljesítményének az értékeléséről szól.
Ilyen és hasonló szempontok szerint mérlegeljünk, hiszen adott esetben egy nem átruházható feladat delegálása sokat ronthat a helyzeten, rosszabb esetben a cég előrehaladását is befolyásolhatja. Ezért inkább mindig kétszer gondoljuk át és egyszer cselekedjünk, mint fordítva!
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Ajándék munkaügyi szakértő
HR-esek Fóruma regisztrációhoz
A HR-esek Fórumán kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a koronavírus idején segítsük az emberi erőforrás területén dolgozó szakemberek munkáját. A HR-esek Fóruma ingyenesen használható és szakértőinktől is lehet kérdezni.
Miért érdemes csatlakoznia?
- Szakmai kérdése van a jelenlegi kihívásokkal kapcsolatban
- Szakértői válaszokat keres
- Megbeszélne egy új eljárást, témát
- Kapcsolatot szeretne építeni
Legutóbbi hozzászólások