Delegálás: Miért fontos és mégis miért nem alkalmazzák?

Természetesnek tűnik, hogy ha már túl sok feladat zúdul ránk, akkor segítséget kérjünk, átadjunk belőle másnak is. Ám, a gyakorlatban ez nem egészen így van! Kiadni valamit a kezünkből, az irányításunk alól, amiért eddig mi feleltünk és dolgoztunk meg, sok esetben nagyon nehéz. Pedig delegálni egy vállalkozásban egy bizonyos szint után már elengedhetetlen. Ha csak nem akarunk a saját kelepcénkben ragadni. Két részes cikkünk első részében megvizsgáljuk, miért is előnyös delegálni és ennek ellenére miért vonakodnak tőle a vezetők?

Mi a delegálás?

A delegálás azon vezetői hatáskörbe tartozó rész vagy egész feladatok kiosztását jelenti az alkalmazottak számára, amelyekkel együtt a döntések és a felelősség is átruházódik. Vagyis a vezető nem egy egyszerű feladatra kéri meg a beosztottját (pl. e-mail elküldése), hanem olyan projektet ad át, ami valójában vezetői feladat. És ezzel együtt a dolgozó megkapja megbízással járó felelősséget, emberi és tárgyi erőforrásokat, jogköröket és a döntési szabadságot.

Más megközelítésből a delegálás nem más, mint egy vezetői eszköz, amely akkor tud hatékonyan működni, ha a vezető ehhez nyitottan áll hozzá. Azaz a „mindent kézben tartok, mindent én csinálok” gondolkodásmódból kilép, és teljes bizalommal fordul a munkatársaihoz. Akikre rá meri bízni a feladatokat. Főleg azért, mert a delegálás egy idő után szükségszerűvé válik.

Mikor fontos delegálni?

Vezetőként nagyon sokszor a nap 24 órája sem elég mindenre. Munka, család, hobbi, azonban valamit sok esetben hanyagolni kell. Hosszú távon ez nem egy fenntartható állapot, hiszen valaminek előbb-utóbb a kárára megy. Főleg, ha a vezető nap, mint nap azt látja maga körül, hogy a kollégái mind időben tudnak végezni a munkahelyen, míg ő még mindig robotol, ezáltal komoly stressz faktort alakít ki magának. Vagy éppenséggel sokszor enni sincs ideje, vagy gyakran hazaviszi a munkát. Arról nem is beszélve, hogy háttérbe szorulnak a jövőbeli üzleti célok és azok kivitelezésének a megtervezései. Ha egy vezető hosszabb távon rendszeresen ilyeneket tapasztal, akkor el kell gondolkoznia azon, hogy valóban eljött az ideje a feladatok megosztásának.

Milyen előnyei vannak a delegálásnak?

Ez több szempontból is fontos, mivel a delegálás pozitív hatással van a vezetőre és ezáltal a vállalkozás és a munkatársak fejlődésére is. A feladatok hatékony kiosztása:

Ez azt jelenti, hogy amellett, hogy a vezetőnek másodmagával, rövidebb időn belül tudja elvégezni a feladatokat. Plusz munkaerő vonható be a nagyobb felelősséggel járó és döntéseket igénylő projektekbe. Ez arra is jó, hogy mindenki felkészüljön, ha egyes munkatársakra, mint helyettesítésre vagy utánpótlásra lesz szükség.

Vagyis csökkenti a feladatok elvégzésének az idejét. Azzal, hogy több embernek is delegál, a vezető nem lesz elkésve a feladataival és a vállalat is sikeresen tud előre haladni. Több ideje marad más értékteremtő feladatokra, a vállalati célok kitűzésére, készségei fejlesztésére, hogy még jobb vezetővé váljon. Nagyobb figyelmet tud szentelni a családjának, hobbijának vagy önmagának. Az idő pénz, egy cég életében pedig ez hatványozottan igaz.

A magasabb szintű feladatok átruházásával a dolgozók és a vezető közötti hierarchiai távolság csökken. Az alkalmazottak felelősségteljesebb szintre kerülnek, a kommunikáció a projekt elvégzése miatt gyakoribb és közvetlenebb lesz. Ez szintén igaz az a beosztottak közötti kommunikációra is. Hiszen a feladatok kollektív megértése, az ötletelések és a kivitelezés közelebb hozza a munkatársakat, ami által a vállalat munkatársaiból csapat lesz.

Azzal, hogy a vezető bizalmat szavaz a dolgozóinak, és hagyja, hogy bebizonyítsák, hogy mire is képesek, a munkavállalók ezt nagyra fogják értékelni. A bizalomnak és a kihívásoknak való megfelelés miatt sokkal motiváltabbak lesznek, hogy jól teljesítsenek. Ezért elkötelezettebbek lesznek a munkájuk és lojálisabbak a munkaadójuk iránt.

A nagyobb felelősség és a döntéshozatal lehetősége motiválja a beosztottakat arra, minél jobb eredményeket érjenek el. Ezért hajlamosak arra, hogy akár képezzék is magukat. Bizonyítani akarnak, hogy meg tudnak felelni az elvárásoknak és az egyre jobb munkaerő nagyobb eséllyel marad a vállalat alkalmazottja.

Ezen kívül a delegálással kialakítható, elmélyíthető a dolgozókban az a munkamorál, amit a vezető a cégében elvár. A feladatok átruházásával együtt fejleszthetőek a munkatársak készségei és növelhető a szervezeten belüli bizalom kialakulása is.

A dolgozók elsajátíthatják a munkáltató értékrendjét és szemléletét, ami hatékonyabbá teszi a vállalaton belüli együttműködést. A pozitív hatás visszafelé, a vezetőre is hat, hiszen egy feladat több látásmódot kap, ami alapján elvégezhető, ezáltal a vezető is új perspektívák szerint tud további megoldásokat eszközölni a jövőben.

Amit a delegálással kapcsolatban fontos megérteni és tudatosítani, hogy ez nem időpazarlás. Sőt! Hosszú távon rendkívül kifizetődő.

Miért nem delegálnak a vezetők?

Annak ellenére, hogy a vezetők is tudják, hogy a hatékony és kiegyensúlyozott vezetéshez a delegálás elengedhetetlen, mégsem élnek ezzel a megoldással. Ha valaki rákérdezne, hogy miért, akkor rendszerint ugyanazokat a tipikus kifogásokat kapná válaszul, mely szerint:

• az alkalmazottak nem képesek önállóan ellátni a rájuk bízott feladatot
• több idő elmagyarázni, mint megcsinálni
• a dolgozók nem tudják olyan minőségben elvégezni
• több az utómunka az általuk végzett feladattal, mintha a vezető csinálta volna
• a rengeteg kérdéssel a dolgozók csak hátráltatják a vezetőt egyéb teendőiben.

Mindemellett a delegálást gátolja, hogy a vezetőkben ott van egyfajta félelem. Kétségeik vannak és tartanak attól, hogy milyen eredményre számíthatnak vagy, hogy az alkalmazottak vajon jó döntéseket hoznak-e. Félnek az újdonságtól, a változástól vagy attól, hogy kiadják kezükből az irányítást. Ez a fajta félelem pedig nagyrészt a bizalmatlanságból ered. Azonban ezeket a hátráltató tényezőket le kell küzdeni, hiszen a növekedés kulcsa a jó delegálás.

De hogyan is kell jól delegálni? Ugyanis nem mindegy, hogy jól vagy rosszul csináljunk. Felelős vezetőként az ember hajlamos túlzásokba és olyan tipikus hibákba esni, amelyekkel épp az ellenkezőjét éri el, mint amit szeretett volna. A cikk 2. részében megismerkedünk a delegálás bevált receptjével, ami hosszú távon sokat segíthet a cég növekedésében!

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella

Ajándék munkaügyi szakértő

HR-esek Fóruma regisztrációhoz