Új, távoli munkaerő kezelése és megtartása

Bár a távmunka előbb-utóbb globálisan is elterjedt volna, a koronavírus kétség kívül megadta hozzá a kezdőlökést. Ez a válságos időszak megmutatta, hogy a home office abszolút kivitelezhető, eredményes, ráadásul a munkavállalók igényt tartanak rá. Annak ellenére, hogy bevezetése nem kis fejtörést okoz, főleg egy teljesen új, távoli munkaerő alkalmazásánál.

A humán erőforrásnak hirtelen, rövid idő alatt új intézkedéseket és módszereket kellett bevezetnie. A távmunka vitathatatlanul a jövőben is velünk marad, sőt már most érdemes rá „tipikus” munkaformaként tekinteni és a vállalati kultúra részeként kezelni. Ezért is kulcsfontosságú, hogy az erre vonatkozó szabályokat és eljárásokat tovább fejlesszük. Létrehozzunk egy olyan rendszert, amellyel elősegítjük az új, távoli munkaerő beilleszkedését, termelékenységét és elköteleződését.

Milyen kihívásokat rejt magában a távmunka?

Megfelelő felkészültség és kidolgozott lépések hiányában az otthoni munkavégzés akadályokat gördít a vezetők és az alkalmazottak útjába. Míg a menedzserek küzdenek az irányítás, ellenőrzés és eredménytelen működés hármasával, addig a dolgozók a csökkenő produktivitás és az alkalmatlan munkakörnyezet problémáival néznek szembe.

A munkaadóknak ezért szükséges megérteni és pontosan azonosítani azokat a tényezőket, amelyek hátráltatják a gördülékeny távoli munkavégzést. és, amelyek hagyományos üzleti környezetben nem merülnek fel.

Konkrétan:

• a munkavállaló személyes felügyeletének hiánya
• a zökkenőmentes kommunikáció kihívása
• a szükséges információkhoz való nehéz hozzáférés
• a dolgozó társadalmi elkülönülése
• a munkavállaló koncentrációjának elvesztése home officeban.

Ezek a problémák néhány egyszerű lépés bevezetésével kiküszöbölhetők. Azonban mielőtt erre rátérnénk, először ismerjük meg, hogy…

… mit kell tenni a távoli munkavállaló alkalmazása előtt?

Ahogy már említettük, a távmunkára egyre nagyobb igény mutatkozik. A munkakeresés során ez a tehetségek egyik elsődleges szempontja. Csaknem olyan fontos, mint a magas bérezés, ha nem fontosabb.

Mielőtt mindenféle koncepció nélkül elkezdenénk hirdetni az otthoni munkavégzés lehetőségét, vegyük sorra, milyen intézkedéseket érdemes előtte megtenni.

Egyértelmű, hogy nem minden munkakör alkalmas távmunkára. Elsősorban az irodai pozíciók a megfelelőek, de mielőtt hirtelen következtetést vonnánk le, gondoljuk át a következők szerint!

• A munka során mennyire van szükség másokkal (ügyfelek, partnerek, munkatársak) személyesen találkozni? Személyes kapcsolatot fenntartani?
• A munka igényli az állandó fizikai jelenlétet?
• A munkavégzéshez szükségesek speciális eszközök, gépek?
• Csak egy meghatározott helyen végezhető a munka?
• A munkavégzés veszélyes körülmények között zajlik? (pl. baleset- vagy fertőzésveszély)

Ezen kérdések segítenek eldönteni, hogy a vállalaton belül milyen posztokat lehet részben vagy teljesen távolról végezni.

A távmunka kétség kívül csak a megfelelő technológiai felszereltséggel végezhető. Egy jó szoftver például kiemelt szerepet játszik a gördülékeny kommunikáció biztosításában. De lehetőség szerint további más IT feltételeket is garantálnia kell a munkáltatónak, ami a feladatok elvégzését támogatja.

Például:

• Munkaeszközök: céges laptop, tablet, telefon
• Szoftver: hang- és videóhívásokhoz, csoportos konferenciahíváshoz
• Platform: online képzésekhez, tanuláshoz
• Program: azonnali üzenetküldéshez, belső levelezési rendszerhez
• Projektmenedzsment eszközök
• Hozzáférés felhőalapú tároláshoz

Át kell gondolni, hogy egy adott pozícióhoz milyen eszközökre van szükség és azokat hogyan tudjuk beszerezni és a dolgozó rendelkezésére bocsátani. A digitális háttér biztosítása nem csak a távoli munkaerő támogatását jelenti, de erősíti a munkavállalói elkötelezettséget és a cég employer brandjét is.

Ha eldöntöttük, hogy a távmunka szerves részét képezi a cégünknek, akkor érdemes ezt egy jól kidolgozott márkaépítéssel közvetíteni. A jelöltek sokkal jobban felfigyelnek azokra a vállalatokra, akik erős munkáltatói branddel rendelkeznek. Az employer branding segít bevonzani az ideális tehetségeket a céghez, akár költséges és hosszadalmas toborzás nélkül is.

Milyen lépésekkel támogathatjuk az új távmunkaerőt?

Fontos, hogy az új munkaerőt ellássuk a szükséges információkkal a cégről, szervezeti kultúráról és a munkatársakról. Segítsünk a kötelező adminisztrációban és ha kell, akkor biztosítsuk számukra azokat a képzéseket, amelyek az adott munkakörhöz szükségesek. Tegyünk meg mindent, amivel támogathatjuk a távoli alkalmazottakat már a belépéstől kezdve.

A dolgozó megtartásához és kiegyensúlyozott munkavégzéséhez azonban további tényezőket kell szem előtt tartani. Ezeket folyamatosan alkalmazni kell, ha nem akarjuk hamar elveszíteni az új munkaerőt.

A meghatározott napi vagy heti megbeszélések gondoskodnak arról, hogy vezetőként állandó kapcsolatban maradjunk a munkavállalókkal. Irányítsuk, ellenőrizzük őket, meghallgassuk a problémáikat és megválaszoljuk a kérdéseiket. Fontos, hogy ezek a hívások rendszeresek legyenek. Így folyamatosan képben lehetünk a dolgozóink teljesítményével és hogylétével.

Feljebb már említést tettünk a megfelelő szoftverek biztosításáról. Fontos, hogy a kollégák ne csak e-mailben vagy telefonon kommunikáljanak egymással. Legyen lehetőségük gyors, munkahelyi chates üzenetváltásra vagy videóhívásra. Ez utóbbi sokkal személyesebb. A dolgozók közvetlenebb kapcsolatot tudnak kialakítani egymással, ezáltal csökkenhet a kirekesztettség érzése is.

Főleg a távmunka során fontos, hogy a videóbeszélgetések ne csak a munkával kapcsolatos témákra korlátozódjanak. A hívások elején – míg mindenki készen nem áll a beszélgetésre – próbáljunk közvetlenebb témákat megütni. Például, hogy milyen volt a hétvége.

A közösségi virtuális események kiváló lehetőségek a csapatépítésre. A menedzserek és a csapattagok közelebbről is megismerhetik egymást, barátságok szövődhetnek, fokozódik az összetartozás érzése. Ez pedig hatással van a jobb munkavégzésre is.

Szervezzünk közös, virtuális borozgatást, pizzapartit vagy valamilyen társasjátékozást. Ha pedig egy mód van rá, akkor szervezzünk személyes találkozót is, ahol minden alkalmazott offline térben is megismerheti egymást.

A távmunka hosszú távon sokszor okozhat stresszt az elszigeteltség, a bezártság miatt. Vezetőként kötelességünk, hogy törődjünk alkalmazottainkkal. Őszintén érdeklődjünk felőlük. Kérdezzük meg, hogy vannak? Hogyan megy a távoli munkavégzés?

Hallgassuk figyelmesen, mit mondanak. Ha valamilyen problémával küzdenek, tanúsítsunk empátiát és próbáljunk meg segíteni nekik. Bátorítsuk őket és kínáljunk megoldást, ami könnyítheti a helyzetüket.

Az elköteleződést és a lelkesebb munkavégzést is segíti, ha a dolgozó egy cél felé halad, amely egyezik a saját jövőbeni elképzeléseivel is. Fogalmazzunk meg rövid és hosszú távú célokat, amiket a feladataik során fókuszban tartják őket.

Támasszunk olyan alapvető elvárásokat is velük szemben, amik meghatározzák a mindennapos teendőket. Ezek lehetnek például a kommunikáció lefektetett szabályai is.

Mivel az egyik leggyakoribb ok a felmondásra az elismerés hiánya, ezért szükséges, hogy erre kiemelten figyeljünk oda. Ha rendszeresen elismerjük a munkavállalóink teljesítményét, az növeli a lojalitásukat. Szívesen maradnak egy olyan cég alkalmazottai, ahol megbecsülik őket és ezt tudomásukra is hozzák. Kimondottan igaz ez a távmunkaerőre, akik elkülönülten dolgoznak és sokszor bizonytalanok, hogy amit csinálnak az valóban jó-e.

A távmunka jelenleg egy olyan terület, melynek alapvető szabályait még csak most fektetik le. Semmi sincs kőbe vésve, folyamatosan változik a koncepció és vállalatonként is eltérő lehet, mi az, ami a legjobban beválik. Azonban a cikkben említett gondolatokra érdemes egyfajta útmutatókénr tekinteni, melyre – a szervezeti kultúrát felhasználva – lehet építkezni.

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella

Ajándék munkaügyi szakértő

HR-esek Fóruma regisztrációhoz