Mitől függ a hatékony online onboarding?

Az onboarding folyamaton nagyon sok múlik. Ez ugyanis erőteljesen meghatározza az új munkavállaló jövőjét a cégnél. Ha jól csináljuk, akkor hosszú távra egy lojális munkatársra tehetünk szert. De ha hibákat követünk el, akkor ismét új jelölt után nézhetünk.

Az online onboarding nem csak egy lehetőség, hanem a beintegrálásnak az a formája, amit a cégeknek előbb-utóbb alkalmaznia kell, ha nem akarnak versenyhátrányba kerülni.

Azzal viszont tisztában kell lenni, hogy még nincs egy bevált recept, ami biztosítaná, hogyan kell jól csinálni. Már csak azért sem, mert ez a folyamat részleteinél fogva minden vállalatnál egyedi.

Azonban, vannak olyan szempontok, amelyek erősen befolyásolják az eredményességét.

Mi az online onboarding?

Az online onboarding vagy másnéven digitális vagy e-onboarding az a folyamat, mely során a munkavállaló beintegrálása a cégbe részben vagy egészben online módon történik.

Célja, hogy az új munkaerő megismerje a céget, a kollégákat, a szervezeti kultúrát és azt, hogy ő hol helyezkedik el a vállalaton belül és milyen feladatai vannak.

Az elektronikus megoldás lehetővé teszi a folyamat rugalmasságát és alkalmazkodóképességét különböző helyzetekhez. Megtakarítja a menedzserek idejét és hozzájárul ahhoz is, hogy a dolgozók akár az okos-telefonjukról, bárhonnan végig tudják csinálni a beintegrálódást. Ez természetesen azt is jelenti, hogy az online folyamat támogatja a távoli munkaerő felvételét és megkönnyíti ezen munkaviszony kialakulását.

Hátránya, hogy a személyes találkozások, interakciók elmaradnak. Mivel a beilleszkedés sokszor személyesen sem egyszerű feladat – attól függően, ki milyen személyiségtípus – ezért virtuálisan ez még nehezebb lehet. Otthonról, egyedül elsajátítani a munkaköri ismereteket, a kultúrát, felvenni a ritmust a cég munkamoráljával és jó kapcsolatot kialakítani a kollégákkal, kihívást jelentő feladat.

Mindez pedig nem csak a belépő munkavállalót, de a vállalat többi tagját is egy szokatlan helyzet elé állítja. Számukra is egy ugyanolyan próbatétel, hiszen az új munkatárs megismerése és segítése, a hozzá való alkalmazkodás digitális formában történik. A bizalom és a szoros munkatársi viszony kiépítése így hosszabb időbe telhet, de nem lehetetlen.

Persze, hogy ki mennyire tudja ezt a szituációt könnyedén kezelni, maga a korosztály is befolyásolja. Az X generációnak ebből a szempontból nehezebb dolga van, hiszen – bár igyekeznek alkalmazkodni – mégis a személyes munkahelyi kapcsolat az ő világuk. Míg egy Y vagy Z generációnak a digitális megoldások szinte már természetes, a mindennapjaik részét képezi. Azonban azt meg kell jegyeznünk, hogy az online onborading sikeressége nem az életkortól függ. Ez csupán a folyamat gördülékenységét határozza meg.

Az e-onboarding kialakítása és bevezetése az odafigyelés mellett egy jól megtervezett struktúrát és stratégiát igényel. Nagyon fontos, hogy mi a célja. Teljes körűen lefed mindent vagy csak bizonyos dolgok esetében alkalmazzuk? Mint például a kapcsolatok kiépítésére vagy csak információk szolgáltatására.

Arra is fel kell készülni, hogy beléptetési folyamat különböző szakaszaiban a munkavállalónak más-más dolgokra lesz igénye, amit tudni kell neki biztosítani. Legyen ez akár egy eszköz vagy akár egy információ, erre pedig időben kell tudni reagálni.

A folyamatot befolyásoló tényezők

Kinevezni egy olyan személyt, aki mentorként támogatja az új munkavállalót a digitális onboarding során – az egyik legfontosabb feladat. A hagyományos belépési folyamat során is rengeteg kérdés és kétség merül az új dolgozóban, azonban a munkahelyi környezetben mindig van kihez fordulnia. Nos, a virtuális térben erre sajnos nem mindig van lehetőség. A munkavállaló ilyenkor elveszve érzi magát, nem tudja mitévő legyen egyedül. Ezért szükség van egy olyan megbízható kollégára, aki segít neki eligazodni a szervezeti kultúrában, megoldani a munkakörével kapcsolatos kihívásokat és megválaszolja a kérdéseit.

Nem lesz sikeres az onboarding, ha nincs mögötte egy kifogástalan program. Ezért ennekk kiválasztására nagy hangsúlyt kell fektetni. Fontos, hogy teljes mértékben kielégítse a vállalat igényeit és támogassa a belépési folyamatot. Például tartalmazzon e-learning modulokat, e-aláírási lehetőséget és különböző űrlapokat, lehetőséget biztosítson videokonferenciákra, csevegésre, stb.

Hasznos, hogy mielőtt élesben használnánk az onboarding programot, először teszteljük le. Nézzük meg, hogy a technika jól működik-e, tudja-e biztosítani 100%-osan az élvezhető felhasználói élményt vagy csak a „célnak épp megfelel” kategóriába tartozik.

Főleg az online onboarding esetében jelentős, ha részletes információval látjuk el a munkavállalót. Mivel ilyenkor nincs irodai környezetben, ezért menet közben csak nagyon lassan ismerné ki magát az új munkahelyén. Ismertessük meg őt a vállalattal és munkakörével kapcsolatos minden lényegi tudnivalóval.

Például:

• A cég történetével, értékeivel, partnereivel, ügyfeleivel, munkatársakkal
• Termék- vagy szolgáltatás információkkal
• Kitöltendő dokumentumokkal, pl. bérszámfejtés, iktatás
• Szervezeti kultúrával, politikával és működési eljárásokkal
• Munkavállalói juttatásokkal, fejlődési és előrelépési lehetőségekkel
• Szervezeti struktúrával, hogy a dolgozó hol helyezkedik el a vállalat egészében
• Hozzáférésekkel a különböző szoftverekhez, közös e-mailekhez, naptárakhoz, stb.

Annak elkerülése érdekében, hogy az új munkavállaló ne legyen teljesen elveszve, tanácsos, ha az első napokban, hetekben kap egy meghatározott munkarendet, amihez alkalmazkodni tud. Ez nagyban megkönnyíti az új állásába való betanulást.

Az új munkaerőre fordított figyelem a virtuális térben még inkább hangsúlyossá válik. A munkavállaló nem találkozik fizikailag a kollágáival, nem folytathatnak bármikor egy baráti csevejt a folyosón, de még csak át sem tudja érezni a munkahelyi atmoszférát.

A vállalat dolgozóit értesíteni kell az új munkatárs érkezéséről. Tájékoztassuk őket, hogy ki az, melyik részlegen és milyen munkakörben fog dolgozni, honnan érkezik és egyéb fontos információkat róla.

Az új alkalmazottnak a megfelelő munkavégzéshez szüksége lesz a különböző képzések elvégzésére.

Biztosítsuk számára az online is elvégezhető:

• törvényileg vagy a vállalat által előírt alapképzéseket
• szoftverhasználati képzéseket
• vagy a munkakörhöz kapcsolódó egyéb képzéseket.

Mivel az virtuális onboarding hazánkban még gyerekcipőben jár, ezért fontos, hogy folyamatosan nyomon kövessük. Csak akkor lehet növelni a munkavállalói élményt és tökéletesíteni a folyamatot, ha visszajelzést kérünk. Kérdezzük meg a belépő dolgozótól, hogy mi az, ami megfelelő, és mi az, amit még formálni kell.

De ugyanígy kérhetünk visszacsatolást az onboardingban résztvevő többi kollégától is. Kérjük meg őket, hogy jelezzék észrevételeiket, akár tegyenek fejlesztési javaslatokat is.

Ahogy a távmunka, úgy valószínűleg az online onboarding folyamat is a szervezeti kultúra része marad. Ezzel a vállalatoknak megnő az esélye a potenciális jelölt megtalálására, mivel a munkavállalóknak így nem kell fizikailag jelen lenniük a munkahelyen. És bár még a hogyan kérdés rengeteg fejtörést okoz, de mindenképpen érdemes időt és energiát szánni a megvalósítására. Hiszen hosszú távon ez kétség kívül megtérül.

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella

ISMERJE MEG A KOMPETENCIA ALAPÚ INTERJÚTECHNIKÁT!

Regisztráljon a workshopra és tegyen szert hasznos tudásra.

Ajándék munkaügyi szakértő

HR-esek Fóruma regisztrációhoz