Egy szervezet életében egy dolog állandó, az pedig a változás! A fejlődéshez, a versenyben maradáshoz vagy a szakma élére kerüléséhez szükség van arra, hogy lépést tartsunk a környezeti változásokkal. A digitalizáció rohamos fejlődése és elterjedése, a fogyasztói szokások átalakulása vagy a globalizáció minél gyorsabb reakciót igényelnek, ami a cégek rugalmas hozzáállásán, tanulási kultúráján és fejlődési hajlandóságán múlik.
Ahogy ezt most 2020-ban a koronavírus miatt is megtapasztalhattuk, meg kell tanulni rövid idő alatt alkalmazkodni egy új helyzethez, új célokat, stratégiákat felállítani, gyors átszervezéseket végrehajtani. A vezetőségnek amellett, hogy folyamatosan a vezetői feladataikat kell ellátniuk, időt és energiát kell fordítaniuk a változások állandó kivitelezésére és menedzselésére is. Nagyon fontos, hogy fogékonyak legyenek a változásra és azt a gyakorlatba is eredményesen át tudják ültetni.
Mi a változás?
Szervezeti változásnak nevezünk minden olyan folyamatot, melyben – egy cél elérése érdekében – átalakulás megy végbe. A változtatás/fejlesztés rendszerint a szervezet működését támogató, alapvető elemekben történik, mint a módszerekben, technológiában, szervezeti felépítésben, stratégiában, partnerekben/ügyfelekben, vállalati kultúrában vagy a szerkezetben.
A szervezeti változás jellemzően a makro-, mikro környezeti nyomás hatására vagy belső rendellenességek miatt jön létre.
Miért van szükség változásokra?
A világban, a gazdaságban és a piacon folyamatosan történnek változások, melyek hatással vannak a vállalkozás működésére. Ezekre a technológiai vagy gazdasági fejlődésekre, fordulatokra reagálni szükséges. Ezt lehet tudatosan megtervezve, mint alkalmazkodva az adott helyzethez, de lehet egyfajta védekezés a váratlan hatásokkal szemben, melyek megóvják a céget a negatív következményektől. Ezek nem csak az életben maradást befolyásolják, hanem komoly versenyelőnyhöz juttathatnak.
Ugyanilyen lényeges szempontot jelentenek a belső működési problémák, amelyek szintén változtatást igényelnek. Ilyen ok lehet, ha pl. csökken a bevétel, nem megfelelő a szervezeti felépítés, hiányoznak bizonyos készségek, stb. Nagyon sok nehézség felmerülhet, ami vagy az egész szervezet vagy az egyes részek, egyének fejlesztésével kiküszöbölhető.
A hatékony változásmenedzsment
A változások/fejlesztések menedzselése akkor a leghatékonyabb, ha biztosítva van egy olyan következetes, strukturált és mérhető környezet, ami lehetővé teszi az átalakítások sikeres véghezvitelét. A változásmenedzsment sikeressége függ attól, hogyan tudjuk összhangba hozni a szervezeti rendszereket, infrastruktúrákat és az egyéneket a tervezett változásokkal és az elérni kívánt üzleti eredményekkel. Ehhez szükség van a vezető azon képességére, hogy eredményesen tudja átvezetni a céget a változáson, elkötelezett és kitartó legyen a tervezett újítások iránt.
A hatékony változásmenedzsment célja, hogy segítse a változások megértését, elfogadását és megvalósulását szervezeti és egyéni szinten egyaránt. Továbbá, hogy minimalizálja a partnerekre, ügyfelekre, termékekre/szolgáltatásokra és a szervezet egészére gyakorolt negatív hatásokat és következményeket.
A változások hatékony menedzselését segíti a szervezetfejlesztés, ami egy változásmenedzsment-modell és amelynek alapelve, hogy egy vállalat összetett, élő elemekből áll. Tehát, mivel a cég minden egyes része, azaz minden egyén, termék/szolgáltatás vagy működési folyamat egymással szoros összeköttetésben áll, ezért egy adott területen történő változás is kihat a vállalat egészére.
A szervezetfejlesztés folyamata
Ha azt szeretnénk, hogy az életbe léptetett változások igazán sikeresek legyenek, érdemes körültekintően és alaposan megvizsgálni az aktuális helyzetet. Nem célszerű egyik napról a másikra mindenféle átgondolás nélkül módosításokat eszközölni, mert az könnyen zsákutcába vezet. A szervezetfejlesztés során végig kell haladni az alábbi egymásra épülő pontokon, hogy kapjunk egy átfogó képet és megoldást a változtatás kivitelezésére:
Előkészítés
Első körben szükséges letisztázni, hogy milyen célokat szeretnénk elérni, hova szeretnénk eljutni. Ehhez fel kell mérni, hogy milyen erőforrásokkal és infrastruktúrával rendelkezik a vállalat. A szervezetfejlesztésbe – az objektív és egzakt látásmód és cselekvési terv elkészítéséhez – bevonhatunk külső, ún. változás menedzser szakembert is, aki tapasztalatával és szaktudásával segíti a belső szakértők munkáját.
Diagnózis és tervezés
Ez lehetőséget ad arra, hogy feltérképezzük a szervezet helyzetét és azonosítani tudjuk a felmerülő problémát. Meg kell határozni ennek a kiváltó okát és ez alapján tudjuk megfogalmazni, hogy milyen változtatásokra lesz szükség. Fel kell mérni, hogy ez milyen előnyökkel és hátrányokkal jár és megtervezni az ehhez szükséges stratégiai lépéseket, teendőket, valamint azt, hogy milyen eszközökre van szükség. Minden egyes lépésnek legyen felelős személye és megszabott határideje.
Kommunikálás
A szóban forgó átalakításokat kommunikálni kell a kollégák és az érintett partnerek, ügyfelek felé is. Erre olyan célszerű csatornát válasszunk, amelyen keresztül biztos, hogy eljut az információ. Ezzel a lépéssel mindenki értesülni tud az újítások, módszerek vagy technológiák bevezetésére, senkit sem ér meglepetésként.
Megvalósítás
Ebben a szakaszban a történik a már gondosan megtervezett és előre lekommunikált fejlesztési terv megvalósítása. Ebbe minél több érintett kollégát vonjunk be.
Fel kell készülni, hogy attól függetlenül, hogy értesítettünk mindenkit, a gyakorlatban a változások kezdetben negatív következményekkel járhatnak. Ezért is érdemes minden újítást tesztelni, kipróbálni, hogy mennyire válik be vagy mi az, amit még módosítani kell rajta, hiszen az elképzelés sokszor akadályba ütközik a valóságban.
Integrálás
Ha a tervezett változások tesztelés után is hatékonynak és jól működőnek bizonyultak, akkor jöhet a bevezetésük a szervezet életébe. A munkatársaknak is integrálniuk kell azokat a mindennapi feladataikba.
Követés
A már élesben alkalmazott újítások során még mindig felmerülhetnek problémák. Pontosan ezért van szükség az utánkövetésre, mérésre, értékelésre és szükség esetén a hibák korrigálására. A változáskezelés egy folyamat, mely során fontos az állandó kommunikáció, hogy a fejlesztés megvalósítása sikeres legyen.
Milyen reakciókat vált ki a változás?
Attól függően, hogy milyen pozícióban vannak, és milyen munkakörökben dolgoznak, a változás különböző érzelmi és mentális reakciót vált ki a vállalat embereiből. Mindenkire teljesen másképp hat. Másként viszonyulnak hozzá a dolgozók és a vezetők egy-egy újításhoz. Ezeket a reflexeket befolyásolja a változtatásnak a tárgya és a bevezetésének módja is. Mivel rengeteg az ismeretlen tényező, a bizonytalanság az ilyen helyzetekben, ezért nagyrészt ösztönszerű negatív hozzáállást idéz elő.
Felső- és középvezetők esetében:
- leértékelik a változások alkalmazottakra gyakorolt hatását
- elvárják, hogy a kollektíva egyetértését fejezze ki és elfogadja a változásokat
- kellemetlenül érinti őket, ha a dolgozók negatív véleménnyel vannak
- észlelik, ha változásra van szükség
- többfelé kell figyelniük
- nem adnak megfelelő útmutatást a változásokkal kapcsolatban.
Alkalmazottak esetében:
- ösztönszerű ellenállást szül és indulatokat vált ki a dolgozók ráhatásának hiánya miatt
- csökken az elköteleződés, a lojalitás a vállalat, a vezetőség iránt
- félelem az újtól, az ismeretlentől
- a változtatásokat a velük szembeni támadásnak érzékelik
- a düh miatt negatívan hozzáállás a munkához
- aggódás a karrier alakulása, a munkahely megtartása miatt.
A változások menedzselése nagyon összetett és sokrétű feladat. Ezen kívül nem csak magát az átalakulást, hanem az azzal járó visszacsatolásokat, hatásokat is kezelni kell.
A menedzselés során a vezetőségnek az eredmény helyett a folyamatot kell előtérbe helyeznie ahhoz, hogy az átalakulások sikeresek legyenek. Ebbe beletartozik az is, hogy az alkalmazottaknak új képességeket kell elsajátítaniuk, hiszen a szervezetet is emberek alkotják. Ezért az ő fejlesztésük, hozzáállásuk és befogadásuk menedzselése nagyban meghatározza a változások hatékony megvalósítását.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Ajándék munkaügyi szakértő
HR-esek Fóruma regisztrációhoz
A HR-esek Fórumán kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a koronavírus idején segítsük az emberi erőforrás területén dolgozó szakemberek munkáját. A HR-esek Fóruma ingyenesen használható és szakértőinktől is lehet kérdezni.
Miért érdemes csatlakoznia?
- Szakmai kérdése van a jelenlegi kihívásokkal kapcsolatban
- Szakértői válaszokat keres
- Megbeszélne egy új eljárást, témát
- Kapcsolatot szeretne építeni
Legutóbbi hozzászólások